1. Tổng quan về cách kê khai hóa đơn thay thế theo nghị định 70/2025/nđ-cp

Theo quy định tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn đã lập sai (sai mã số thuế, sai số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng) thì phương pháp kê khai được xác định như sau: cả bên bán và bên mua đều thực hiện kê khai hóa đơn thay thế vào đúng kỳ phát sinh của hóa đơn bị thay thế (tức là kỳ lập hóa đơn gốc có sai sót).

2. Phân biệt các khái niệm cơ bản về hóa đơn thay thế

Để thực hiện kê khai chính xác, kế toán cần hiểu rõ bản chất của các loại hóa đơn và cách xác định kỳ tính thuế:

2.1. Thế nào là hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế

Hóa đơn bị thay thế: Là hóa đơn gốc đã lập nhưng có sai sót. Sau khi bị thay thế, hóa đơn này sẽ hết giá trị pháp lý và trên hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế sẽ hiển thị trạng thái bị thay thế.

Hóa đơn thay thế: Là hóa đơn mới được lập phản ánh số liệu đúng để thay thế cho hóa đơn sai sót. Đây là hóa đơn có giá trị pháp lý cuối cùng để sử dụng kê khai thuế và hạch toán.

Ví dụ nghiệp vụ: Ngày 30/06/2026, Kế toán Thuế Đà Nẵng lập hóa đơn số 1000. Ngày 10/07/2026, phát hiện sai sót nên công ty lập hóa đơn thay thế số 1095. Lúc này, hóa đơn số 1000 là hóa đơn bị thay thế (hết giá trị), còn hóa đơn số 1095 là hóa đơn thay thế (có giá trị hiệu lực).

2.2. Thế nào là trùng kỳ và khác kỳ kê khai

Kỳ ở đây được tính là kỳ kê khai thuế GTGT của doanh nghiệp (theo tháng hoặc theo quý). Việc xác định trùng kỳ hay khác kỳ dựa vào ngày lập của hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế:

Trường hợp trùng kỳ: Hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế được lập trong cùng một tháng hoặc cùng một quý. Ví dụ, Kế toán Thuế Đà Nẵng khai thuế theo quý; lập hóa đơn sai số 1920 ngày 20/07/2026 (thuộc quý 3/2026) và lập hóa đơn thay thế số 1935 ngày 15/08/2026 (cũng thuộc quý 3/2026). Đây là trường hợp trùng kỳ kê khai.

Trường hợp khác kỳ: Hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế lập ở hai tháng hoặc hai quý khác nhau. Ví dụ, một doanh nghiệp khai thuế theo tháng lập hóa đơn sai số 800 ngày 25/06/2026 (thuộc tháng 6/2026) và lập hóa đơn thay thế số 862 ngày 03/07/2026 (thuộc tháng 7/2026). Đây là trường hợp khác kỳ kê khai.

3. Hướng dẫn chi tiết cách kê khai hóa đơn thay thế trong từng trường hợp

3.1. Kê khai hóa đơn thay thế cùng kỳ kê khai với hóa đơn bị thay thế

Khi hóa đơn thay thế và hóa đơn gốc phát sinh trong cùng một kỳ tính thuế, nguyên tắc xử lý rất đơn giản: doanh nghiệp chỉ sử dụng duy nhất hóa đơn thay thế để kê khai thuế GTGT và hoàn toàn không kê khai hóa đơn bị thay thế (hóa đơn gốc đã lập sai).

Ví dụ 1: Kế toán Thuế Đà Nẵng (bên bán, khai thuế theo quý) xuất hóa đơn sai số 1350 ngày 10/06/2026 cho Công ty Bảo An (bên mua, khai thuế theo tháng). Ngày 15/06/2026, bên bán lập hóa đơn thay thế số 1420. Do cả hai hóa đơn đều thuộc quý 2/2026 (đối với bên bán) và thuộc tháng 6/2026 (đối với bên mua), cách kê khai như sau:

Bên bán (Kế toán Thuế Đà Nẵng): Sử dụng số liệu trên hóa đơn thay thế số 1420 để kê khai vào tờ khai chính thức quý 2/2026. Bỏ qua không kê khai hóa đơn số 1350.

Bên mua (Công ty Bảo An): Sử dụng số liệu trên hóa đơn thay thế số 1420 để kê khai vào tờ khai chính thức tháng 6/2026. Bỏ qua không kê khai hóa đơn số 1350.

Ví dụ 2 (Trường hợp thay thế nhiều lần trong cùng một kỳ): Kế toán Thuế Đà Nẵng lập hóa đơn gốc số 1680 ngày 20/07/2026. Ngày 31/07/2026 lập hóa đơn thay thế lần 1 số 1722. Đến ngày 15/08/2026 lại phát hiện hóa đơn số 1722 vẫn sai nên lập tiếp hóa đơn thay thế lần 2 số 1950. Cả bên bán và bên mua đều khai thuế theo quý.

Cách kê khai: Do tất cả các hóa đơn này đều phát sinh trong quý 3/2026, cả hai bên chỉ sử dụng một hóa đơn thay thế cuối cùng là số 1950 để kê khai vào tờ khai quý 3/2026. Các hóa đơn cũ (số 1680 và số 1722) đều đã hết giá trị nên không đưa vào tờ khai.

3.2. Kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ kê khai với hóa đơn bị thay thế

3.2.1. Trường hợp sai sót trên hóa đơn liên quan trực tiếp đến số liệu tờ khai thuế gtgt

Lỗi sai liên quan đến tờ khai bao gồm các sai sót về số tiền hàng, tiền thuế, thuế suất làm thay đổi giá trị tại các chỉ tiêu từ [23] đến [36] trên tờ khai mẫu 01/GTGT. Khi phát sinh khác kỳ, bắt buộc hai bên phải khai bổ sung ngược về kỳ gốc (kỳ phát sinh hóa đơn lập sai).

Ví dụ thực tế: Ngày 20/06/2026, Kế toán Thuế Đà Nẵng (khai theo quý) lập hóa đơn số 2580 xuất cho Công ty Bảo An (khai theo tháng). Đơn giá thỏa thuận đã bao gồm 8% VAT là 10.800.000đ. Tuy nhiên, hóa đơn số 2580 ghi sai đơn giá chưa thuế là 10.800.000đ (dẫn đến tổng tiền hóa đơn bị cao hơn thực tế). Ngày 10/07/2026 bên mua đã nộp tờ khai tháng 6/2026; ngày 15/07/2026 bên bán đã nộp tờ khai quý 2/2026. Ngày 22/07/2026 (thuộc kỳ sau), hai bên phát hiện sai sót và Kế toán Thuế Đà Nẵng lập hóa đơn thay thế số 2796 với số liệu đúng.

Phương pháp xử lý và nhập liệu trên phần mềm HTKK được thực hiện như sau:

Đối với bên bán (Kế toán Thuế Đà Nẵng): Hóa đơn gốc số 2580 thuộc quý 2/2026, hóa đơn thay thế số 2796 thuộc quý 3/2026. Vì đã nộp tờ khai lần đầu quý 2, công ty không được khai hóa đơn số 2796 vào quý 3 mà phải lập tờ khai điều chỉnh bổ sung (KHBS) cho quý 2/2026 để giảm phần giá trị chênh lệch thừa: giảm doanh thu 800.000đ tại chỉ tiêu [32] và giảm thuế đầu ra 64.000đ tại chỉ tiêu [33], đồng thời thực hiện điều chỉnh giảm tương ứng trên phụ lục giảm thuế GTGT.

Đối với bên mua (Công ty Bảo An): Hóa đơn gốc thuộc tháng 6/2026, hóa đơn thay thế thuộc tháng 7/2026. Bên mua tiến hành lập tờ khai điều chỉnh bổ sung (KHBS) cho kỳ tháng 6/2026 để giảm số liệu đầu vào lệch thừa: giảm giá trị mua vào 800.000đ tại chỉ tiêu [23], giảm số thuế đầu vào 64.000đ tại chỉ tiêu [24] và chỉ tiêu [25], đồng thời điều chỉnh giảm trên phụ lục giảm thuế đi kèm.

3.2.2. Trường hợp sai sót trên hóa đơn không liên quan đến số liệu tờ khai thuế gtgt

Lỗi sai không liên quan đến số liệu bao gồm các lỗi về tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, địa chỉ, sai số tiền viết bằng chữ... trong khi các chỉ tiêu về thành tiền, thuế suất và tiền thuế GTGT vẫn hoàn toàn chính xác.

Nguyên tắc kê khai: Do giá trị tiền hàng và tiền thuế trên hóa đơn thay thế mới và hóa đơn gốc cũ hoàn toàn trùng khớp, việc sai sót này không làm thay đổi hay ảnh hưởng đến các chỉ tiêu số tiền trên tờ khai thuế GTGT của doanh nghiệp.

Cách xử lý: Cả bên bán và bên mua chỉ cần thực hiện kê khai số liệu doanh thu và tiền thuế một lần duy nhất theo số đúng vào kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn gốc (kỳ phát sinh nghĩa vụ thuế). Khi phát sinh hóa đơn thay thế khác kỳ ở kỳ sau, kế toán lưu trữ nội bộ hóa đơn mới để chứng minh tính hợp lệ của hàng hóa và tuyệt đối không phải lập tờ khai điều chỉnh bổ sung (KHBS) do chênh lệch bằng tiền bằng 0.

Ví dụ nghiệp vụ: Hóa đơn gốc số 1286 do Kế toán Thuế Đà Nẵng lập trong quý 2/2026 ghi nhận doanh thu 30.000.000đ và thuế GTGT 3.000.000đ nhưng bị viết sai tên mặt hàng. Đến quý 3/2026, công ty xuất hóa đơn thay thế số 1429 để sửa lại tên hàng, các số tiền giữ nguyên. Trường hợp này, doanh nghiệp đã kê khai số tiền 30.000.000đ và thuế 3.000.000đ vào tờ khai quý 2/2026 lần đầu và không cần thực hiện bất kỳ thao tác khai bổ sung nào trong quý 3/2026.