Hướng dẫn cách lập tờ khai thuế gtgt mẫu 01/gtgt theo quý và tháng

Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) mẫu số 01/GTGT ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC là biểu mẫu bắt buộc dành cho các cơ sở kinh doanh áp dụng phương pháp tính thuế khấu trừ.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước thiết lập hồ sơ và nhập liệu các chỉ tiêu trên phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) mới nhất năm 2026, được tối ưu hóa định dạng dòng để sao chép trực tiếp vào Microsoft Word.

Bước 1: chọn tờ khai thuế gtgt

Kế toán đăng nhập vào phần mềm HTKK bằng mã số thuế của đơn vị, sau đó thực hiện các thao tác:

Vào danh mục Thuế giá trị gia tăng.

Kích chọn Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT) (TT80/2021) để khởi tạo giao diện kỳ tính thuế.

Bước 2: chọn kỳ tính thuế

Doanh nghiệp thực hiện cấu hình các thông tin ban đầu về kỳ kê khai, ngành nghề kinh doanh và các phụ lục đính kèm:

1. Chọn kỳ kê khai thuế theo tháng hoặc theo quý

Căn cứ vào doanh thu của năm trước liền kề để xác định kỳ tính thuế phù hợp theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP:

Khai theo quý: Áp dụng cho doanh nghiệp đang hoạt động có tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống; hoặc doanh nghiệp mới thành lập. Doanh nghiệp đủ điều kiện khai theo quý vẫn có quyền lựa chọn khai theo tháng nếu muốn. Thời gian áp dụng kỳ tính thuế phải ổn định trọn năm dương lịch.

Khai theo tháng: Áp dụng bắt buộc cho doanh nghiệp có tổng doanh thu của năm trước liền kề trên 50 tỷ đồng.

2. Chọn trạng thái tờ khai

Tích chọn Tờ khai lần đầu nếu đây là hồ sơ khai thuế gốc của kỳ tính thuế đó.

Trường hợp hệ thống Cổng thông tin thuế điện tử (Etax) đã chấp nhận tờ khai lần đầu mà doanh nghiệp phát hiện sai sót, các tờ khai tiếp theo phải chọn trạng thái Tờ khai bổ sung.

3. Chọn danh mục ngành nghề

Phần mềm mặc định chọn Hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường.

Trường hợp doanh nghiệp phát sinh các hoạt động đặc thù như xổ số kiến thiết, thăm dò khai thác dầu khí, dự án đầu tư cơ sở hạ tầng hoặc nhà máy sản xuất điện khác địa bàn tỉnh nơi đóng trụ sở chính, kế toán phải chọn danh mục tương ứng và lập tờ khai riêng cho hoạt động đó.

4. Chọn phụ lục đính kèm

Tích chọn các phụ lục phân bổ số thuế phải nộp cho các địa phương (Mẫu 01-2/GTGT, 01-3/GTGT, 01-6/GTGT) nếu doanh nghiệp thuộc diện phân bổ nguồn thu.

Nếu trong kỳ doanh nghiệp có hàng hóa, dịch vụ thuộc diện được giảm thuế GTGT xuống mức 8% theo quy định tại Nghị định 174/2025/NĐ-CP, kế toán bắt buộc phải tích chọn Phụ lục giảm thuế GTGT (PL 142/2024/QH15-174/2024/QH15-204/2025/QH15).

Sau khi hoàn tất, bấm Đồng ý để hiển thị giao diện nhập liệu.

Bước 3: lập các phụ lục đính kèm tờ khai trước

Nếu doanh nghiệp không phát sinh các mặt hàng được giảm thuế GTGT đầu ra còn 8% trong kỳ, kế toán có thể bỏ qua bước này và thực hiện luôn Bước 4. Trường hợp có phát sinh, kế toán hoàn thiện phụ lục giảm thuế theo nguyên tắc sau:

Mục I (Hàng hóa, dịch vụ mua vào được giảm thuế 8%): Tổng hợp và nhập liệu các hóa đơn mua vào chịu thuế suất 8% được giảm.

Mục II (Hàng hóa, dịch vụ bán ra được giảm thuế 8%): Kê khai chi tiết tên hàng hóa dịch vụ chịu thuế 8% tại Cột 2 và tổng doanh thu chưa thuế tương ứng tại Cột 3. Hệ thống sẽ tự động tính toán các cột tiền thuế chênh lệch còn lại.

Lưu ý nhập liệu: Do thông tin tại Cột 2 và Cột 3 của Mục II là bắt buộc, nếu kế toán đã tích chọn phụ lục mà để trống hai cột này, phần mềm sẽ báo lỗi và không cho phép kết xuất dữ liệu. Doanh nghiệp có thể tổng hợp doanh thu theo tên nhóm hàng hóa dùng chung cho cả kỳ mà không cần bóc tách từng hóa đơn.

Bước 4: lập tờ khai thuế gtgt mẫu 01/gtgt khấu trừ

Kế toán thực hiện nhập liệu và kiểm tra số liệu tại các chỉ tiêu chính trên tờ khai theo trình tự từ trên xuống dưới:

1. Chỉ tiêu thông tin chung ban đầu

Chỉ tiêu [21] (Không phát sinh hoạt động mua, bán trong kỳ): Nếu trong kỳ doanh nghiệp hoàn toàn không mua vào và bán ra, kế toán tích dấu X vào ô này. Tuyệt đối không nhập số 0 vào các ô giá trị khác.

Chỉ tiêu [22] (Số thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang): Nhập số liệu từ Chỉ tiêu [43] của tờ khai chính thức lần đầu của kỳ tính thuế trước liền kề. Phần mềm HTKK sẽ tự động kết chuyển dữ liệu này. Nếu có sự chênh lệch do khai bổ sung kỳ trước, phần mềm sẽ cảnh báo màu vàng để kế toán rà soát nguyên nhân trước khi nhập tay điều chỉnh.

2. Chỉ tiêu nhóm I - Hàng hóa, dịch vụ mua vào trong kỳ

Chỉ tiêu [23] (Giá trị của hàng hóa, dịch vụ mua vào): Tổng hợp toàn bộ giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào trong kỳ chưa có thuế GTGT trên các hóa đơn hợp pháp (bao gồm cả hóa đơn mua chung chịu thuế và không chịu thuế). Không bao gồm giá trị mua vào phục vụ dự án đầu tư riêng đã kê khai ở mẫu 02/GTGT.

Chỉ tiêu [23a] (Giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu): Bóc tách riêng tổng giá trị tính thuế của hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từ Chỉ tiêu [23].

Chỉ tiêu [24] (Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào): Tổng số tiền thuế GTGT đầu vào hiển thị trên các hóa đơn, chứng từ mua hàng, chứng từ nộp thuế nộp vào ngân sách nhà nước trong kỳ.

Chỉ tiêu [24a] (Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu): Bóc tách riêng số tiền thuế GTGT đầu vào đã nộp ở khâu nhập khẩu từ Chỉ tiêu [24].

Chỉ tiêu [25] (Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào được khấu trừ kỳ này): Chỉ nhập phần tiền thuế GTGT thực tế đủ điều kiện được khấu trừ theo quy định pháp luật.

Quy tắc xác định số liệu cho Chỉ tiêu [25]:

Nếu doanh nghiệp chỉ kinh doanh mặt hàng chịu thuế GTGT: Chỉ tiêu [25] bằng Chỉ tiêu [24] (trừ đi phần tiền thuế vượt định mức đối với ô tô dưới 9 chỗ có giá trị trên 1,6 tỷ đồng không phục vụ kinh doanh vận tải/du lịch).

Nếu doanh nghiệp chỉ kinh doanh mặt hàng không chịu thuế GTGT: Chỉ tiêu [25] bằng 0.

Nếu doanh nghiệp kinh doanh song song cả mặt hàng chịu thuế và không chịu thuế: Số thuế đầu vào dùng riêng cho hoạt động chịu thuế được khấu trừ toàn bộ; số thuế dùng riêng cho hoạt động không chịu thuế sẽ bằng 0. Đối với tiền thuế GTGT đầu vào dùng chung không hạch toán riêng được, kế toán tiến hành phân bổ số thuế được khấu trừ đưa vào Chỉ tiêu [25] theo công thức:

Thuế GTGT dùng chung được khấu trừ = Thuế GTGT đầu vào dùng chung x (Doanh thu chịu thuế GTGT / Tổng doanh thu bán ra trong kỳ)

3. Chỉ tiêu nhóm II - Hàng hóa, dịch vụ bán ra trong kỳ

Chỉ tiêu [26] (Hàng hóa, dịch vụ bán ra không chịu thuế GTGT): Tổng doanh thu chịu thuế bán ra của các mặt hàng thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT.

Chỉ tiêu [27] (Giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT): Hệ thống tự động tổng hợp theo công thức: [27] = [29] + [30] + [32] + [32a]

Chỉ tiêu [28] (Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT): Hệ thống tự động tổng hợp theo công thức: [28] = [31] + [33]

Chỉ tiêu [29] (Giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất 0%): Tổng doanh thu bán ra của hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ hoặc các giao dịch được áp thuế suất 0%.

Chỉ tiêu [30] và Chỉ tiêu [31] (Hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất 5%): Nhập giá trị doanh thu chưa thuế vào Chỉ tiêu [30], phần mềm tự động tính tiền thuế đầu ra tại Chỉ tiêu [31] bằng [30] x 5%.

Chỉ tiêu [32] (Giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất 10%): Nhập tổng doanh thu chịu thuế của các mặt hàng áp thuế suất 10% và bao gồm cả doanh thu của các mặt hàng được giảm thuế xuống 8%.

Chỉ tiêu [32a] (Hàng hóa, dịch vụ không phải kê khai, tính nộp thuế): Doanh thu của các trường hợp không phải kê khai, tính nộp thuế theo quy định.

Chỉ tiêu [33] (Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất 10%): Tiền thuế GTGT đầu ra tương ứng. Đối với các mặt hàng được giảm thuế 8% theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP đã lập ở bước trước, phần mềm HTKK sẽ tự động tính toán giảm trừ tiền thuế theo công thức: [33] = ([32] x 10%) - Số thuế GTGT bán ra được giảm.

Chỉ tiêu [34] và Chỉ tiêu [35] (Tổng doanh thu và thuế đầu ra): Hệ thống tự động tính toán tổng số tiền hàng tại Chỉ tiêu [34] bằng [26] + [27], và tổng tiền thuế bán ra tại Chỉ tiêu [35] bằng Chỉ tiêu [28].

4. Chỉ tiêu nhóm III, IV, V - Thuế GTGT phát sinh và điều chỉnh kỳ trước

Chỉ tiêu [36] (Thuế GTGT phát sinh trong kỳ): Hệ thống tự động tính chênh lệch thuế trong kỳ theo công thức: [36] = [35] - [25]

Chỉ tiêu [37] và Chỉ tiêu [38] (Điều chỉnh tăng/giảm thuế khấu trừ của kỳ trước): Chỉ nhập số liệu vào đây khi doanh nghiệp nhận được quyết định xử lý, kết luận thanh kiểm tra thuế của cơ quan thẩm quyền liên quan đến các kỳ tính thuế trước; hoặc số liệu điều chỉnh tăng/giảm từ chỉ tiêu II trên Tờ khai bổ sung mẫu 01/KHBS của các kỳ trước.

Chỉ tiêu [39a] (Thuế GTGT nhận bàn giao được khấu trừ trong kỳ): Nhập số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ chuyển giao từ tờ khai dự án đầu tư mẫu 02/GTGT khi dự án đi vào hoạt động, hoặc từ đơn vị phụ thuộc chấm dứt hoạt động.

5. Chỉ tiêu nhóm VI - Xác định nghĩa vụ thuế GTGT cuối cùng

Chỉ tiêu [40a]: Hệ thống tự động xác định giá trị theo công thức: [40a] = [36] - [22] + [37] - [38] - [39a]. Nếu kết quả tính toán lớn hơn hoặc bằng 0, giá trị sẽ hiển thị tại đây.

Chỉ tiêu [40b] (Thuế GTGT mua vào của dự án đầu tư được bù trừ): Nhập số thuế đầu vào của dự án đầu tư kê khai tại chỉ tiêu [28a] và [28b] trên mẫu 02/GTGT của cùng kỳ tính thuế để bù trừ chéo nghĩa vụ thuế.

Chỉ tiêu [40] (Thuế GTGT còn phải nộp trong kỳ): Số thuế cuối cùng doanh nghiệp phải nộp vào Ngân sách Nhà nước, tự động tính theo công thức: [40] = [40a] - [40b].

Chỉ tiêu [41] (Thuế GTGT chưa khấu trừ hết kỳ này): Nếu công thức tính toán tại nhóm chỉ tiêu [40a] cho kết quả nhỏ hơn hoặc bằng 0, giá trị tuyệt đối của số âm đó sẽ tự động hiển thị tại Chỉ tiêu [41].

Chỉ tiêu [42] (Thuế GTGT đề nghị hoàn): Nhập số tiền doanh nghiệp muốn đề nghị cơ quan thuế hoàn trả nếu thuộc trường hợp được hoàn thuế theo luật định. Giá trị tại ô này phải nhỏ hơn hoặc bằng số liệu tại Chỉ tiêu [41].

Chỉ tiêu [43] (Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau): Số thuế đầu vào còn dư tiếp tục được khấu trừ cho kỳ kế tiếp, tự động tính bằng: [43] = [41] - [42].

Bước 5: xác định kết quả của tờ khai thuế gtgt 01/gtgt

Sau khi hoàn thiện nhập liệu, kế toán căn cứ vào số liệu hiển thị tại hai chỉ tiêu cuối cùng để xác định nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp:

Trường hợp phát sinh số tiền tại Chỉ tiêu [40]: Doanh nghiệp phát sinh số thuế GTGT phải nộp trong kỳ. Kế toán có trách nhiệm thông báo cho bộ phận quỹ hoặc ban giám đốc để thực hiện trích tiền nộp vào Ngân sách Nhà nước. Hạn chót nộp tiền trùng với hạn chót nộp tờ khai.

Trường hợp phát sinh số tiền tại Chỉ tiêu [43]: Doanh nghiệp không phải nộp thuế GTGT trong kỳ tính thuế này. Số tiền thuế còn dư này sẽ được phần mềm tự động chuyển sang làm số dư đầu kỳ của Chỉ tiêu [22] trên tờ khai thuế của kỳ tiếp theo.

Bước 6: nộp tờ khai và tiền thuế gtgt

Hoàn thiện hồ sơ: Kế toán kiểm tra lại toàn bộ thông tin người ký (người đại diện pháp luật hoặc đại lý thuế được ủy quyền ký thay), sau đó bấm nút Ghi ở góc dưới màn hình phần mềm để hệ thống kiểm tra tính hợp lệ và cảnh báo lỗi cấu trúc (nếu có).

Kết xuất dữ liệu: Bấm nút Kết xuất và chọn định dạng XML để lưu file tờ khai chính thức vào máy tính.

Thời hạn nộp hồ sơ và nộp thuế: Doanh nghiệp truy cập vào cổng Thuế điện tử để ký số và nộp tờ khai XML. Thời hạn chót thực hiện nộp tờ khai và chuyển khoản tiền thuế phát sinh tại Chỉ tiêu [40] (nếu có) được áp dụng đồng bộ:

Đối với kỳ tính thuế theo tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ.

Đối với kỳ tính thuế theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên thuộc quý tiếp theo. (Ví dụ: Tờ khai quý 2 năm 2026 có hạn chót nộp tờ khai và nộp tiền thuế chênh lệch là ngày 31/07/2026).