Hướng dẫn cách lập bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ bán ra theo mẫu 01-1/gtgt trên file excel khi làm tờ khai thuế gtgt

Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra (Mẫu số 01-1/GTGT) là công cụ nội bộ quan trọng giúp kế toán tập hợp, phân loại toàn bộ hóa đơn đầu ra đã xuất khi bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ trong kỳ tính thuế. Dù cơ quan thuế không còn bắt buộc nộp kèm tờ khai, việc lập bảng kê trên phần mềm Excel vẫn mang lại lợi ích lớn trong quản lý dữ liệu, phục vụ thanh kiểm tra và giải trình số liệu chịu thuế.

1. Nguyên tắc kê khai bảng kê bán ra

Để đảm bảo ghi nhận nghĩa vụ thuế đúng kỳ và chuẩn xác theo quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành như Nghị định số 70/2025/NĐ-CP và Nghị định số 181/2025/NĐ-CP, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Kê khai đúng kỳ phát sinh nghĩa vụ: Hóa đơn đầu ra thuộc kỳ tính thuế nào phải được kê khai chính xác vào bảng kê của kỳ đó. Doanh nghiệp tuyệt đối không được đưa hóa đơn đầu ra của các kỳ khác vào bảng kê kỳ hiện tại. Ví dụ, bảng kê quý 2 năm 2026 chỉ tập hợp các hóa đơn lập từ ngày 01/04/2026 đến hết ngày 30/06/2026.

Quy định kê khai hóa đơn điều chỉnh sửa sai: Đối với các hóa đơn lập ra để điều chỉnh cho hóa đơn gốc có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc quy cách, kế toán phải thực hiện khai bổ sung ngược về kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn gốc (hóa đơn bị điều chỉnh). Mục đích là đảm bảo doanh thu và thuế đầu ra được ghi nhận đúng kỳ bán hàng. Ví dụ, hóa đơn gốc lập tháng 3 năm 2026 nhưng hóa đơn điều chỉnh lập tháng 4 năm 2026 thì số liệu điều chỉnh phải được khai bổ sung vào kỳ quý 1 năm 2026.

Quy định kê khai hóa đơn điều chỉnh giao dịch: Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm do khách hàng trả lại hàng hóa, dịch vụ hoặc điều chỉnh do hưởng chiết khấu thương mại cuối kỳ khi đạt doanh số, số liệu điều chỉnh sẽ được kê khai trực tiếp vào kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh đó chứ không khai bổ sung ngược về quá khứ.

Nguyên tắc ghi giá trị điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh tăng được kê khai theo số dương thông thường. Hóa đơn điều chỉnh giảm được kê khai theo số âm bằng cách đặt dấu trừ đằng trước giá trị hàng hóa và tiền thuế. Các hóa đơn điều chỉnh nội dung thông tin phi tiền tệ (tên hàng, đơn vị tính...) không làm thay đổi doanh thu và tiền thuế thì doanh nghiệp lưu trữ nội bộ và không cần kê khai.

Quy định kê khai hóa đơn thay thế: Đối với hóa đơn lập mới thay thế cho hóa đơn sai sót, nếu hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế phát sinh cùng một kỳ tính thuế, kế toán chỉ kê khai hóa đơn thay thế và bỏ qua hóa đơn gốc. Nếu phát sinh khác kỳ tính thuế, doanh nghiệp phải làm tờ khai điều chỉnh bổ sung cho kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn gốc. Trường hợp hóa đơn gốc chỉ sai thông tin phi tiền tệ không làm thay đổi tiền hàng và tiền thuế, doanh nghiệp chỉ cần kê khai một lần theo số liệu đúng vào kỳ phát sinh nghĩa vụ thuế ban đầu mà không phải khai bổ sung.

Quy định đối với hóa đơn giảm thuế: Doanh nghiệp không được kê khai các hóa đơn đầu ra được giảm thuế suất xuống mức 8% vào bảng kê bán ra thông thường. Toàn bộ các hóa đơn này phải được tách riêng và kê khai trực tiếp sang phụ lục giảm thuế (Mẫu PL 142/2024/QH15-174/2024/QH15-204/2025/QH15) trên hệ thống Hỗ trợ kê khai (HTKK).

2. Phương pháp lập các cột chỉ tiêu trên bảng kê

Khi thực hiện nhập liệu thông tin từ hóa đơn đầu ra lên file Excel, kế toán điền đầy đủ số liệu theo từng cột chỉ tiêu quy định để làm cơ sở tổng hợp:

Cột (1) Số thứ tự: Ghi số thứ tự tăng dần của các hóa đơn phát sinh trong từng phân mục cụ thể.

Cột (2) Số hóa đơn: Nhập chính xác dãy số định danh của hóa đơn điện tử bán ra.

Cột (3) Ngày, tháng, năm: Ghi nhận ngày lập hiển thị trực tiếp trên hóa đơn.

Cột (4) Tên công ty mua hàng: Nhập tên đầy đủ của đơn vị mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Trường hợp xuất hóa đơn bán lẻ cho khách hàng cá nhân thì ghi rõ họ tên cá nhân hoặc khách hàng bán lẻ.

Cột (5) Mã số thuế: Nhập mã số thuế của đơn vị mua hàng. Nếu người mua là cá nhân không có mã số thuế thì kế toán bỏ qua và để trống chỉ tiêu này.

Cột (6) Doanh thu chưa có thuế giá trị gia tăng: Ghi nhận giá trị hàng hóa chịu thuế chưa bao gồm thuế GTGT, lấy số liệu tại dòng cộng tiền hàng của hóa đơn.

Cột (7) Tiền thuế giá trị gia tăng: Kê khai số tiền thuế GTGT đầu ra tương ứng, lấy số liệu tại dòng tiền thuế trên hóa đơn.

3. Phân loại các mục trên bảng kê và cách đồng bộ lên tờ khai

Để phục vụ cho việc tổng hợp dữ liệu đưa lên tờ khai chính mẫu số 01/GTGT một cách chuẩn xác, bảng kê Excel cần được phân tách rõ ràng thành 5 mục chịu thuế khác nhau:

Mục 1 - Hàng hóa, dịch vụ bán ra không chịu thuế: Tập hợp toàn bộ các hóa đơn xuất bán các mặt hàng thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT (dòng thuế suất hiển thị ký hiệu KCT). Số liệu tổng cộng của mục này sẽ được dùng để điền trực tiếp vào Chỉ tiêu 26 trên tờ khai thuế.

Mục 2 - Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất 0%: Tập hợp các hóa đơn áp dụng thuế suất 0% dành cho hoạt động xuất khẩu hoặc các giao dịch đặc thù. Số liệu tổng cộng của mục này sẽ được dùng để điền trực tiếp vào Chỉ tiêu 29 trên tờ khai thuế.

Mục 3 - Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất 5%: Tập hợp các hóa đơn bán hàng hóa áp dụng mức thuế suất 5%. Dữ liệu doanh thu và tiền thuế của mục này sẽ được tổng hợp để điền vào Chỉ tiêu 30 và Chỉ tiêu 31 trên tờ khai thuế.

Mục 4 - Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất 10%: Tập hợp các hóa đơn bán hàng áp dụng mức thuế suất tiêu chuẩn 10%. Dữ liệu doanh thu và tiền thuế của mục này sẽ được tổng hợp để điền vào Chỉ tiêu 32 và Chỉ tiêu 33 trên tờ khai thuế.

Mục 5 - Hàng hóa, dịch vụ bán ra không tính thuế: Tập hợp các hóa đơn thuộc trường hợp không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT (dòng thuế suất hiển thị ký hiệu KKKNT). Số liệu tổng cộng của mục này sẽ được dùng để điền trực tiếp vào Chỉ tiêu 32a trên tờ khai thuế.

4. Trách nhiệm lưu trữ và quản lý chứng từ tại doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần ghi nhớ quy định bắt buộc kể từ khi Luật sửa đổi số 71/2014/QH13 có hiệu lực thi hành: cơ quan thuế đã bãi bỏ hoàn toàn nghĩa vụ nộp bảng kê mua vào, bán ra đính kèm hồ sơ khai thuế. Do đó, doanh nghiệp không phải nộp tệp bảng kê này qua mạng cho cơ quan quản lý.

Trách nhiệm của kế toán là hoàn thiện bảng kê Excel nội bộ, thực hiện lưu trữ cẩn thận tại đơn vị cùng với tệp dữ liệu hóa đơn điện tử gốc. Doanh nghiệp phải bảo đảm việc hạch toán đầy đủ, kịp thời các chứng từ mua bán theo quy định của Luật Kế toán để sẵn sàng xuất trình và giải trình số liệu một cách chuẩn xác khi cơ quan thuế thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra tại trụ sở.