Trước khi bắt đầu thực hiện các nghiệp vụ lập báo cáo, doanh nghiệp cần phải hoàn thành hai bước tự xác định cốt lõi: lựa chọn kỳ kê khai (theo tháng hay theo quý) và lựa chọn phương pháp tính thuế (khấu trừ hay trực tiếp). Việc xác định sai hai yếu tố này sẽ dẫn đến việc chọn sai mẫu hồ sơ và có thể phát sinh các khoản phạt chậm nộp không đáng có từ cơ quan thuế.

Dưới đây là hướng dẫn toàn diện giúp kế toán tự phân loại đối tượng, lựa chọn biểu mẫu và xác định thời hạn nộp hồ sơ chính xác cho doanh nghiệp.

Cách xác định kỳ kê khai thuế gtgt theo tháng hoặc quý

Đối tượng kê khai thuế gtgt theo tháng

Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, thuế giá trị gia tăng mặc định là loại thuế khai theo tháng. Tất cả các cơ sở kinh doanh khi hoạt động đều thuộc diện khai thuế theo tháng, ngoại trừ các trường hợp đáp ứng đủ điều kiện về doanh thu để chuyển sang khai theo quý.

Tiêu chí kê khai thuế gtgt theo quý

• Để giảm bớt gánh nặng thủ tục hành chính cho các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, Điều 9 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định tiêu chí được lựa chọn khai thuế theo quý như sau:
• Doanh nghiệp đang hoạt động: Doanh nghiệp đang sản xuất kinh doanh có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống thì được phép khai thuế theo quý.
• Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ được xác định là tổng doanh thu hiển thị trên các tờ khai thuế gtgt của toàn bộ các kỳ tính thuế trong năm dương lịch.
• Trường hợp doanh nghiệp thực hiện khai thuế tập trung tại trụ sở chính cho cả các chi nhánh hạch toán phụ thuộc hoặc địa điểm kinh doanh, doanh thu này sẽ bao gồm tổng doanh thu của trụ sở và tất cả các đơn vị phụ thuộc.
• Doanh nghiệp mới thành lập: Doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh được quyền lựa chọn ngay phương pháp khai thuế theo quý.

Sau khi hoạt động sản xuất kinh doanh đủ 12 tháng trong một năm dương lịch, từ năm dương lịch liền kề tiếp theo, kế toán sẽ căn cứ vào mức doanh thu thực tế của năm trước đó (năm đã đủ 12 tháng) để quyết định chuyển sang khai theo tháng hoặc tiếp tục khai theo quý.

Ví dụ 1: Doanh nghiệp bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh từ tháng 01/2026 thì trọn năm 2026 được lựa chọn kê khai theo quý. Căn cứ vào tổng doanh thu thực tế của cả năm 2026 (đủ 12 tháng), kế toán sẽ xác định năm 2027 doanh nghiệp phải khai theo tháng (nếu doanh thu trên 50 tỷ) hay tiếp tục khai theo quý (nếu doanh thu từ 50 tỷ trở xuống).

Ví dụ 2: Doanh nghiệp bắt đầu hoạt động từ tháng 03/2026. Vì năm 2026 doanh nghiệp chỉ hoạt động 10 tháng (không đủ 12 tháng dương lịch làm căn cứ xác định), nên trọn năm 2026 và cả năm 2027 doanh nghiệp vẫn thuộc diện được lựa chọn khai thuế theo quý. Đến đầu năm 2028, kế toán mới căn cứ vào tổng doanh thu của năm 2027 (đủ 12 tháng) để xác định kỳ khai thuế mới.

Các lưu ý quan trọng về tính ổn định và thủ tục chuyển đổi

Thời gian áp dụng: Kỳ kê khai thuế gtgt (tháng hoặc quý) sau khi đã xác định hoặc lựa chọn phải được áp dụng ổn định trong trọn năm dương lịch.

Thủ tục chuyển từ khai tháng sang khai quý: Doanh nghiệp đáp ứng tiêu chí khai theo quý và muốn chuyển đổi phải chủ động gửi văn bản đề nghị (theo mẫu quy định tại Phụ lục I Nghị định 126/2020/NĐ-CP) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn nộp văn bản chậm nhất là ngày 31/01 của năm bắt đầu chuyển đổi khai thuế theo quý. Nếu quá thời hạn này mà doanh nghiệp không nộp văn bản, hệ thống mặc định doanh nghiệp tiếp tục khai thuế theo tháng ổn định trọn năm.

Cách xác định phương pháp tính thuế và mẫu hồ sơ khai thuế

Sau khi xác định được kỳ kê khai (tháng hoặc quý), kế toán căn cứ vào quy mô doanh thu, hệ thống sổ sách kế toán và ngành nghề đặc thù của đơn vị để xác định phương pháp tính thuế thích hợp. Mỗi phương pháp tính thuế sẽ tương ứng với một biểu mẫu hồ sơ khai thuế riêng biệt theo quy định tại Thông tư số 80/2021/TT-BTC:

Phân loại phương pháp tính thuế gtgt và biểu mẫu bắt buộc

Dưới đây là nội dung chi tiết về các phương pháp tính thuế giá trị gia tăng, tiêu chí áp dụng của từng loại hình doanh nghiệp và mẫu tờ khai đi kèm được chuyển đổi hoàn toàn từ dạng bảng sang dạng văn bản dòng mạch lạc để bạn dễ dàng sử dụng:

Phương pháp khấu trừ

Tiêu chí áp dụng cơ bản của doanh nghiệp: Phương pháp này áp dụng đối với các cơ sở kinh doanh thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Đối tượng cụ thể gồm các doanh nghiệp có doanh thu hằng năm từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 01 tỷ đồng trở lên; hoặc các doanh nghiệp có doanh thu dưới 01 tỷ đồng nhưng chủ động đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ.

Biểu mẫu hồ sơ khai thuế bắt buộc: Doanh nghiệp lập và nộp Tờ khai thuế giá trị gia tăng mẫu số 01/GTGT (ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC).

Phương pháp trực tiếp trên doanh thu

Tiêu chí áp dụng cơ bản của doanh nghiệp: Phương pháp này áp dụng đối với các doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc liên hiệp hợp tác xã có doanh thu hằng năm dưới ngưỡng 01 tỷ đồng và không tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế. Ngoài ra, đối tượng áp dụng còn bao gồm các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, và các tổ chức nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng có phát sinh doanh thu tại Việt Nam và chưa thực hiện đầy đủ chế độ kế toán.

Biểu mẫu hồ sơ khai thuế bắt buộc: Doanh nghiệp lập và nộp Tờ khai thuế giá trị gia tăng mẫu số 04/GTGT (ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC).

Phương pháp trực tiếp trên giá trị gia tăng

Tiêu chí áp dụng cơ bản của doanh nghiệp: Phương pháp này mang tính chất đặc thù ngành nghề, áp dụng bắt buộc và duy nhất đối với các cơ sở kinh doanh (bao gồm cả doanh nghiệp và hộ, cá nhân kinh doanh) có phát sinh hoạt động mua, bán hoặc chế tác vàng, bạc, đá quý.

Biểu mẫu hồ sơ khai thuế bắt buộc: Doanh nghiệp lập và nộp Tờ khai thuế giá trị gia tăng mẫu số 03/GTGT (ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC).

Thời hạn nộp tờ khai và nộp tiền thuế gtgt

Căn cứ theo quy định tại Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của doanh nghiệp được ấn định đồng bộ theo hai mốc thời gian:

Kỳ kê khai thuế theo tháng: Thời hạn nộp chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. (Ví dụ: Tờ khai thuế gtgt của tháng 01/2026 phải được nộp chậm nhất vào ngày 20/02/2026).

Kỳ kê khai thuế theo quý: Thời hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên thuộc quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế. (Ví dụ: Tờ khai thuế gtgt của kỳ quý 3/2026 phải được nộp chậm nhất vào ngày 31/10/2026).

Quy tắc bắt buộc kế toán cần nhớ:

Trong kỳ tính thuế (tháng hoặc quý), ngay cả khi doanh nghiệp hoàn toàn không phát sinh bất kỳ hóa đơn mua vào hay hóa đơn bán ra nào, kế toán vẫn bắt buộc phải lập và nộp tờ khai thuế gtgt trắng (tờ khai không phát sinh bằng cách tích chọn chỉ tiêu 21) đúng thời hạn. Việc không nộp tờ khai trong kỳ không phát sinh vẫn bị xử phạt hành chính về hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế.

Theo luật quản lý thuế, thời hạn chót nộp tờ khai cũng chính là thời hạn chót doanh nghiệp phải nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước. Sau khi ký điện tử và gửi tờ khai thành công, nếu trên tờ khai phát sinh số tiền thuế phải nộp, doanh nghiệp phải lập tức thực hiện chuyển khoản tiền thuế đúng thời hạn nêu trên để tránh phát sinh tiền phạt chậm nộp tính theo số ngày.