1. Căn cứ pháp lý thực hiện kê khai hàng bán bị trả lại

Quy trình kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với hàng hóa bán ra bị trả lại được thực hiện theo quy định tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, áp dụng chính thức từ ngày 01/06/2025).

Quy định nêu rõ khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, bên bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh (trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận bên mua là người lập hóa đơn trả hàng). Về thời điểm kê khai, hóa đơn điều chỉnh giảm do hàng bán bị trả lại sẽ được bên bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, và bên mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh đó.

2. Quy trình kê khai hàng bán bị trả lại từ ngày 01/06/2025 trở đi

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách kê khai số liệu trên tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT theo quy định mới, được chuyển đổi toàn bộ sang định dạng văn bản dòng để hạch toán trên Microsoft Word.

2.1. Tình huống trả lại hàng cùng kỳ với kỳ bán hàng

Ví dụ thực tế: Ngày 20/06/2026, Công ty Thiên Ưng xuất hóa đơn gốc số 00003526 bán 10 bộ điều hòa LG cho Công ty Thuận Phong với giá trị chưa thuế 80.000.000 đồng, thuế suất 8%, tiền thuế 6.400.000 đồng. Ngày 25/06/2026, bên mua phát hiện 1 bộ bị lỗi và trả lại hàng. Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm số 00003842 với số lượng âm 1 bộ, giá trị chưa thuế âm -8.000.000 đồng, tiền thuế GTGT âm -640.000 đồng.

Do cả hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh đều phát sinh trong tháng 06/2026, các bên sẽ kê khai trực tiếp vào tờ khai chính thức của kỳ này chịu thuế như sau:

Đối với bên bán (Công ty Thiên Ưng - kê khai thuế GTGT theo quý, tính vào kỳ quý 2/2026):

Hóa đơn gốc số 00003526: Kê khai dương doanh thu 80.000.000 đồng vào chỉ tiêu [32] và tiền thuế đầu ra 6.400.000 đồng vào chỉ tiêu [33].

Hóa đơn điều chỉnh giảm số 00003842: Kê khai âm doanh thu -8.000.000 đồng vào chỉ tiêu [32] và tiền thuế đầu ra âm -640.000 đồng vào chỉ tiêu [33].

Số liệu tổng cộng sau bù trừ hiển thị trên tờ khai quý 2/2026: Chỉ tiêu [32] chốt số 72.000.000 đồng, chỉ tiêu [33] chốt số 5.760.000 đồng.

Đối với bên mua (Công ty Thuận Phong - kê khai thuế GTGT theo tháng, tính vào kỳ tháng 6/2026):

Hóa đơn gốc số 00003526: Kê khai dương giá trị mua vào 80.000.000 đồng vào chỉ tiêu [23], tiền thuế đầu vào 6.400.000 đồng vào chỉ tiêu [24] và chỉ tiêu [25].

Hóa đơn điều chỉnh giảm số 00003842: Kê khai âm giá trị mua vào -8.000.000 đồng vào chỉ tiêu [23], tiền thuế đầu vào âm -640.000 đồng vào chỉ tiêu [24] và chỉ tiêu [25].

Số liệu tổng cộng sau bù trừ hiển thị trên tờ khai tháng 6/2026: Chỉ tiêu [23] chốt số 72.000.000 đồng, chỉ tiêu [24] và chỉ tiêu [25] cùng chốt số 5.760.000 đồng.

2.2. Tình huống trả lại hàng khác kỳ với kỳ bán hàng

Ví dụ thực tế: Ngày 29/06/2026 (thuộc quý 2/2026), Công ty Thiên Ưng xuất hóa đơn gốc số 00004215 bán 1 chiếc tivi LG cho Công ty Mạnh Hùng với giá chưa thuế 15.000.000 đồng, thuế GTGT 1.200.000 đồng. Hai công ty đều khai thuế theo quý và đã kê khai dương hóa đơn này vào tờ khai quý 2/2026 (Bên bán khai tại chỉ tiêu 32, 33; bên mua khai tại chỉ tiêu 23, 24, 25).

Ngày 10/07/2026 (thuộc quý 3/2026), tivi bị hỏng và bên mua làm thủ tục trả lại hàng. Công ty Thiên Ưng lập hóa đơn điều chỉnh giảm số 00004916 với giá trị chưa thuế âm -15.000.000 đồng, tiền thuế âm -1.200.000 đồng.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, do hóa đơn điều chỉnh giảm lập vào quý 3/2026, hai bên sẽ kê khai trực tiếp số liệu âm này vào tờ khai chính thức của quý 3/2026 mà tuyệt đối không quay lại sửa đổi hay khai bổ sung cho quý 2/2026:

Bên bán (Công ty Thiên Ưng): Kê khai âm nghĩa vụ đầu ra vào tờ khai quý 3/2026 bằng cách điền số -15.000.000 đồng vào chỉ tiêu [32] và điền số -1.200.000 đồng vào chỉ tiêu [33].

Bên mua (Công ty Mạnh Hùng): Kê khai âm nghĩa vụ đầu vào vào tờ khai quý 3/2026 bằng cách điền số -15.000.000 đồng vào chỉ tiêu [23], điền số -1.200.000 đồng vào chỉ tiêu [24] và chỉ tiêu [25].

3. Quy trình kê khai hàng bán bị trả lại trước ngày 01/06/2025

Đối với các hồ sơ hoặc hóa đơn phát sinh thuộc thời kỳ lịch sử trước ngày 01/06/2025, doanh nghiệp thực hiện căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn nghiệp vụ tại Công văn số 2546/TCT-CS. Bản chất kê khai thời kỳ này phụ thuộc vào hình thức lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế.

3.1. Trường hợp hóa đơn bán hàng và hóa đơn trả hàng cùng kỳ kê khai

Nếu bên bán lập hóa đơn mới thay thế: Cả bên bán và bên mua đều sử dụng số liệu của hóa đơn mới thay thế để kê khai vào tờ khai chính thức của kỳ đó. Hóa đơn gốc (hóa đơn bị thay thế) sẽ bị hủy bỏ và không đưa lên tờ khai thuế.

Nếu bên bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm: Cả hai bên đều phải nhập đồng thời cả hóa đơn gốc (ghi số dương) và hóa đơn điều chỉnh giảm (ghi số âm) vào tờ khai của kỳ phát sinh. Số liệu chịu thuế sau khi bù trừ trên tờ khai sẽ phản ánh đúng giá trị hàng hóa thực tế giữ lại.

3.2. Trường hợp hóa đơn bán hàng và hóa đơn trả hàng khác kỳ kê khai

Khi hóa đơn trả hàng phát sinh ở kỳ sau so với hóa đơn bán hàng, cách kê khai được phân tách dựa trên tiến độ nộp tờ khai của kỳ gốc:

Tình huống đã nộp tờ khai kỳ bán hàng: Nếu tại thời điểm nhận lại hàng và lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế mà doanh nghiệp đã nộp xong tờ khai thuế GTGT lần đầu của kỳ phát sinh hóa đơn gốc, cả bên bán và bên mua bắt buộc phải lập hồ sơ khai bổ sung (KHBS) để giảm doanh thu bán ra hoặc giảm giá trị mua vào trực tiếp của kỳ gốc đó.

Tình huống chưa nộp tờ khai kỳ bán hàng: Nếu doanh nghiệp chưa đến hạn và chưa nộp tờ khai lần đầu của kỳ gốc, kế toán thực hiện kê khai đồng thời hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh/thay thế vào tờ khai lần đầu của kỳ gốc tương tự như trường hợp cùng kỳ kê khai nêu trên.

Khi phát sinh giao dịch trả lại hàng hóa trong kỳ này, doanh nghiệp của bạn đang áp dụng phương thức lập hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng giá trị, hay hai bên có thỏa thuận riêng để bên mua tự lập hóa đơn trả lại hàng?