CẨM NANG KÊ KHAI THUẾ HÀNG CHO BIẾU TẶNG, TIÊU DÙNG NỘI BỘ VÀ TRẢ THAY LƯƠNG

Các giao dịch xuất hàng không nhằm mục đích thương mại thông thường (như cho biếu tặng, tiêu dùng nội bộ, trao đổi, trả thay lương) luôn là tâm điểm kiểm tra của cơ quan thuế. Căn cứ vào các văn bản pháp lý mới nhất như Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 181/2025/NĐ-CP, dưới đây là quy trình xử lý hóa đơn và kê khai thuế GTGT chuẩn xác cho doanh nghiệp.

I. NGUYÊN TẮC CỐT LÕI KHI LẬP HÓA ĐƠN VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TÍNH THUẾ

Để không bị xử phạt về hành vi trốn thuế hoặc lập hóa đơn sai thời điểm, kế toán cần nằm lòng hai nguyên tắc sau:

Nguyên tắc lập hóa đơn (Nghị định 70/2025/NĐ-CP): Tất cả các trường hợp xuất hàng cho biếu tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất) đều bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử như một giao dịch bán hàng thương mại thông thường, ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT đầu ra.

Nguyên tắc xác định giá tính thuế (Nghị định 181/2025/NĐ-CP): Giá tính thuế GTGT đối với các hình thức này là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động đó.

II. HƯỚNG DẪN KÊ KHAI THUẾ GTGT CHI TIẾT CHO TỪNG TRƯỜNG HỢP

1. Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để Cho, Biếu, Tặng

Đây là trường hợp doanh nghiệp xuất hàng để tặng khách hàng, đối tác (phục vụ sản xuất kinh doanh) hoặc tặng người lao động (phúc lợi nhân viên).

Bên xuất cho biếu tặng (Đầu ra): Sử dụng hóa đơn cho biếu tặng đã lập để kê khai vào Tờ khai thuế GTGT Mẫu số 01/GTGT (đối với phương pháp khấu trừ) tại các chỉ tiêu đầu ra tương ứng với thuế suất của mặt hàng đó (Chỉ tiêu [29], [30], [31], [32], [33]). Kê khai và nộp thuế GTGT đầu ra như hóa đơn bán hàng bình thường.

Về thuế GTGT đầu vào: Doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ dùng để cho biếu tặng nếu khoản chi này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc hoạt động phúc lợi được trừ của doanh nghiệp.

Bên nhận hàng cho biếu tặng (Đầu vào): Do đây là hàng được tặng, không phải trả tiền và không phát sinh chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng), nên bên nhận không được kê khai khấu trừ hóa đơn đầu vào này.

2. Đối với hàng hóa dùng để Trao đổi hoặc Trả thay lương cho người lao động

Bản chất của hai hoạt động này là một hình thức mua bán hàng hóa hoán đổi hoặc cấn trừ công nợ.

Cách kê khai: Thực hiện kê khai hoàn toàn giống như một hóa đơn bán hàng thương mại thông thường.

Số liệu trên tờ khai: Kế toán tổng hợp doanh thu chịu thuế và tiền thuế GTGT đầu ra dựa trên hóa đơn để điền vào các chỉ tiêu hàng hóa bán ra chịu thuế từ Chỉ tiêu [26] đến [33] trên Tờ khai mẫu 01/GTGT.

3. Đối với hàng hóa, dịch vụ Tiêu dùng nội bộ

Căn cứ theo Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, kế toán phải bóc tách rõ hai trường hợp để tránh kê khai thừa/thiếu nghĩa vụ thuế:

Trường hợp 1: Phải xuất hóa đơn và kê khai thuế GTGT đầu ra

Định nghĩa: Là hàng hóa, dịch vụ do doanh nghiệp tự sản xuất hoặc mua về nhưng xuất ra sử dụng cho các mục đích không phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh (ví dụ: Công ty sản xuất quạt điện nhưng xuất quạt lắp vào nhà ăn tập thể hoặc phòng nghỉ của ban giám đốc, phục vụ nhu cầu cá nhân của người lao động...).

Cách kê khai: Kê khai thuế GTGT đầu ra bình thường theo giá của sản phẩm tương đương tại chỉ tiêu nhóm ngành bán ra trên tờ khai chính.

Trường hợp 2: KHÔNG phải tính thuế GTGT đầu ra (Miễn thuế)

Doanh nghiệp hoàn toàn không phải tính và kê khai thuế GTGT đầu ra đối với các hoạt động luân chuyển hoặc phục vụ sản xuất sau:

Hàng hóa được xuất để chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh trong cùng một cơ sở kinh doanh.

Hàng hóa, dịch vụ xuất dùng trực tiếp nhằm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (ví dụ: Công ty máy tính xuất máy tính cho phòng kế toán sử dụng; công ty kinh doanh vận tải xuất xăng dầu cho xe của công ty chạy đi giao hàng).

Tài sản điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc, tài sản điều chuyển khi chia tách, sáp nhập, hoặc góp vốn vào doanh nghiệp (phải đảm bảo có đầy đủ bộ hồ sơ nguồn gốc, lệnh điều chuyển hoặc biên bản định giá tài sản theo luật định).

III. BẢNG TỔNG HỢP NGUYÊN TẮC KÊ KHAI ĐỂ ĐỐI CHIẾU NHANH

Lưu ý đặc biệt cho Kế toán:

Đối với hóa đơn xuất hàng cho biếu tặng hoặc tiêu dùng nội bộ phi kinh doanh, dù doanh nghiệp phải kê khai nộp thuế GTGT đầu ra và tính vào chi phí của doanh nghiệp, nhưng tại phần tên người mua trên hóa đơn, kế toán cần ghi rõ tên đơn vị mua là chính doanh nghiệp mình, hoặc ghi rõ "Người mua không lấy hóa đơn" tùy thuộc vào đối tượng nhận thực tế, đảm bảo tính hợp lệ khi quyết toán.

Doanh nghiệp của bạn trong kỳ này đang chuẩn bị xuất hàng cho biếu tặng theo chương trình khuyến mại có đăng ký với Sở Công thương, hay là quà tặng hội nghị tri ân thông thường?