HƯỚNG DẪN XỬ LÝ VÀ KÊ KHAI HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO TRỰC TIẾP (HÓA ĐƠN BÁN HÀNG)

Hóa đơn đầu vào là hóa đơn trực tiếp (hay còn gọi là hóa đơn bán hàng thông thường) do các cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu xuất cho doanh nghiệp. Đối với loại hóa đơn này, kế toán cần nắm vững quy định về quyền khấu trừ và cách thức kê khai để xử lý sổ sách chuẩn xác.

I. HÓA ĐƠN TRỰC TIẾP CÓ ĐƯỢC KHẤU TRỪ THUẾ GTGT KHÔNG?

Căn cứ theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP (hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng) về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào:

Quy định pháp lý: Để được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào, cơ sở kinh doanh bắt buộc phải có hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn GTGT) của hàng hóa, dịch vụ mua vào; hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu; hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài (thuế nhà thầu).

Kết luận nghiệp vụ: Do hóa đơn trực tiếp là hóa đơn bán hàng, trên hóa đơn không tách riêng dòng thuế suất và tiền thuế GTGT nên doanh nghiệp KHÔNG ĐỦ ĐIỀU KIỆN để kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

???? Lưu ý hạch toán cho Kế toán: Dù không được khấu trừ thuế GTGT, nhưng hóa đơn trực tiếp/hóa đơn bán hàng nếu hợp pháp, hợp lệ và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh thì toàn bộ giá trị tổng thanh toán trên hóa đơn sẽ được tính thẳng vào chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hoặc tính vào nguyên giá tài sản cố định của doanh nghiệp.

II. CÓ BẮT BUỘC PHẢI KÊ KHAI HÓA ĐƠN TRỰC TIẾP TRÊN TỜ KHAI GTGT?

Căn cứ theo hướng dẫn tại Công văn số 3430/TCT-KK và Công văn số 192/TCT-PC của Tổng cục Thuế:

Doanh nghiệp KHÔNG BẮT BUỘC phải kê khai các hóa đơn đầu vào là hóa đơn bán hàng/hóa đơn trực tiếp lên Tờ khai thuế GTGT.

Việc doanh nghiệp lựa chọn kê khai hay không kê khai đều hợp pháp và hoàn toàn không bị cơ quan thuế xử phạt hành chính.

Lời khuyên thực tế: Doanh nghiệp nên lựa chọn kê khai đầy đủ phần giá trị mua vào của các hóa đơn này để số liệu tổng số tiền mua hàng trên tờ khai thuế GTGT khớp đúng với số liệu tổng hợp chi phí trên sổ sách kế toán nội bộ, giúp việc giải trình khi quyết toán thuế thuận tiện hơn.

III. HƯỚNG DẪN CÁCH KÊ KHAI HÓA ĐƠN TRỰC TIẾP

Trong trường hợp doanh nghiệp lựa chọn kê khai để đồng bộ dữ liệu chi phí, kế toán thực hiện nhập liệu theo hai phương thức dưới đây:

1. Kê khai trực tiếp trên Tờ khai thuế GTGT (Mẫu số 01/GTGT)

Kế toán nhập số liệu từ dòng tổng cộng tiền thanh toán của hóa đơn bán hàng vào các chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai chính thức:

Chỉ tiêu [23] (Giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào): Nhập tổng số tiền ghi tại dòng "Tổng cộng tiền thanh toán" trên hóa đơn trực tiếp.

Chỉ tiêu [24] (Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào): Điền bằng 0.

Chỉ tiêu [25] (Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ kỳ này): Điền bằng 0.

2. Kê khai trên Bảng kê mua vào nội bộ của doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp vẫn sử dụng mẫu bảng kê mua vào nội bộ để quản lý hóa đơn trước khi lên tờ khai chính, kế toán thực hiện nhập liệu vào các cột chỉ tiêu sau:

Cột [6] (Giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào): Nhập tổng số tiền hàng (Tổng thanh toán) ghi trên hóa đơn.

Cột [7] (Tổng số thuế GTGT đầu vào): Điền bằng 0.

Cột [8] (Số thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ): Điền bằng 0.

III. HƯỚNG DẪN CÁCH KÊ KHAI HÓA ĐƠN TRỰC TIẾP

Trong trường hợp doanh nghiệp lựa chọn kê khai để đồng bộ dữ liệu chi phí, kế toán thực hiện nhập liệu theo hai phương thức dưới đây:

1. Kê khai trực tiếp trên Tờ khai thuế GTGT (Mẫu số 01/GTGT)

Kế toán nhập số liệu từ dòng tổng cộng tiền thanh toán của hóa đơn bán hàng vào các chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai chính thức:

Chỉ tiêu [23] (Giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào): Nhập tổng số tiền ghi tại dòng "Tổng cộng tiền thanh toán" trên hóa đơn trực tiếp.

Chỉ tiêu [24] (Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào): Điền bằng 0.

Chỉ tiêu [25] (Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ kỳ này): Điền bằng 0.

2. Kê khai trên Bảng kê mua vào nội bộ của doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp vẫn sử dụng mẫu bảng kê mua vào nội bộ để quản lý hóa đơn trước khi lên tờ khai chính, kế toán thực hiện nhập liệu vào các cột chỉ tiêu sau:

Cột [6] (Giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào): Nhập tổng số tiền hàng (Tổng thanh toán) ghi trên hóa đơn.

Cột [7] (Tổng số thuế GTGT đầu vào): Điền bằng 0.

Cột [8] (Số thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ): Điền bằng 0.

IV. QUY ĐỊNH HẠCH TOÁN HÓA ĐƠN BÁN HÀNG VÀO CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ (THUẾ TNDN)

Bên cạnh việc không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, kế toán cần đặc biệt lưu ý đến điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý đối với hóa đơn bán hàng khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

Điều kiện 1: Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp).

Điều kiện 2: Khoản chi thực tế phát sinh khác theo quy định.

Điều kiện 3: Các khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.

Kết luận nghiệp vụ của Kế toán: Hóa đơn bán hàng/hóa đơn trực tiếp HOÀN TOÀN ĐƯỢC dùng để hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Tuy nhiên, kế toán phải đảm bảo khoản chi trên hóa đơn này phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh của đơn vị, có đầy đủ chứng từ kèm theo (như hợp đồng, biên bản giao nhận...) và bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng...) đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (tính trên tổng giá trị thanh toán) theo đúng quy định pháp luật.