HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁCH KÊ KHAI BỔ SUNG THUẾ GTGT TRÊN PHẦN MỀM HTKK MỚI NHẤT

Kê khai bổ sung, điều chỉnh thuế giá trị gia tăng (GTGT) luôn là một trong những nghiệp vụ khiến kế toán "đau đầu" nhất vì chỉ cần sai một ly là đi một dặm. Đặc biệt, chúng ta đã chính thức bước qua cột mốc ngày 01/07/2026, đồng nghĩa với việc Luật Quản lý thuế mới đã bắt đầu áp dụng với những thay đổi rất quan trọng về thời hạn quy đổi lỗi sai.

Bài viết dưới đây sẽ hệ thống lại toàn bộ quy trình, nguyên tắc "nằm lòng" và các bước thực hiện chi tiết theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

I. CẬP NHẬT QUY ĐỊNH PHÁP LÝ QUAN TRỌNG (BẮT BUỘC PHẢI BIẾT)

1. Thời hạn và điều kiện khai bổ sung

Vì hiện tại đã là tháng 7 năm 2026, doanh nghiệp sẽ áp dụng toàn diện quy định tại Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (có hiệu lực từ ngày 01/07/2026). Thời hạn để người nộp thuế tự phát hiện và khai bổ sung hồ sơ thuế đã chính thức rút ngắn từ 10 năm xuống còn 05 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót.

Các trường hợp được phép khai bổ sung bao gồm:

Trước khi công bố quyết định: Tự do khai bổ sung trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.

Nằm ngoài phạm vi: Hồ sơ sai sót không thuộc phạm vi, thời kỳ thanh tra, kiểm tra thuế ghi trên quyết định.

Giải trình sau thanh kiểm tra: Nếu phát hiện sai sót liên quan đến phạm vi, thời kỳ đã thanh kiểm tra dẫn đến phát sinh tăng số thuế phải nộp, giảm số thuế được khấu trừ/hoàn/nộp thừa, doanh nghiệp được gửi hồ sơ giải trình. Cơ quan thuế rà soát, nếu chấp thuận sẽ ra thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp điều chỉnh (người nộp thuế vẫn bị xử lý chậm nộp, xử phạt như khi bị phát hiện qua thanh kiểm tra).

Thực hiện theo kết luận: Khai bổ sung theo văn bản kết luận, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Thành phần hồ sơ khai bổ sung

Trường hợp làm thay đổi nghĩa vụ thuế: Hồ sơ gồm Tờ khai bổ sung (Mẫu 01/KHBS) + Bản giải trình khai bổ sung (Mẫu 01-1/KHBS) + Các tài liệu chứng minh kèm theo.

Trường hợp KHÔNG làm thay đổi nghĩa vụ thuế: Người nộp thuế chỉ phải nộp Bản giải trình khai bổ sung (Mẫu 01-1/KHBS) cùng tài liệu liên quan, tuyệt đối không cần nộp Tờ khai bổ sung.

II. NGUYÊN TẮC VÀ ĐIỀU KIỆN TRÊN PHẦN MỀM HTKK

Trước khi mở máy lên và bấm chọn, kế toán cần ghi nhớ hai điểm cốt lõi sau:

Điều kiện tiên quyết: Trên phần mềm HTKK của máy tính đang thực hiện bắt buộc phải tồn tại dữ liệu của Tờ khai lần đầu (hoặc tờ khai bổ sung lần gần nhất) của kỳ có sai sót. Nếu cài lại máy hoặc mất dữ liệu, bạn phải nhập lại tờ khai gốc trước rồi mới làm tờ khai bổ sung được.

Nguyên tắc "Sai đâu - Sửa đấy": Cứ phát hiện chỉ tiêu nào sai thì vào đúng chỉ tiêu đó sửa lại thành con số đúng cuối cùng. Một lần làm tờ khai bổ sung có thể sửa toàn bộ các lỗi sai của kỳ đó (không giới hạn số lỗi hay số chỉ tiêu).

Sai cao hơn số đúng: Thực hiện điều chỉnh giảm bằng cách trừ đi phần chênh lệch.

Sai thấp hơn số đúng: Thực hiện điều chỉnh tăng bằng cách cộng thêm phần chênh lệch vào.

III. QUY TRÌNH 12 BƯỚC THỰC HIỆN KÊ KHAI BỔ SUNG TRÊN HTKK

Bước 1: Mở phần mềm HTKK, tìm đến mục Thuế Giá Trị Gia Tăng và chọn đúng tờ khai bị sai (Ví dụ: Tờ khai thuế GTGT khấu trừ mẫu 01/GTGT).

Bước 2: Chọn đúng kỳ tính thuế (tháng hoặc quý) mà doanh nghiệp đã kê khai sai.

Bước 3: Tại cửa sổ chọn kỳ, tích chọn trạng thái "Tờ khai bổ sung". Lựa chọn đúng số lần khai bổ sung (Lần 1 nếu sửa lần đầu, Lần 2 nếu sửa trên nền lần 1...) và kiểm tra lại ngày lập tờ khai bổ sung. Bấm "Đồng ý".

Bước 4: Màn hình hiển thị giao diện tờ khai điều chỉnh. Áp dụng nguyên tắc "Sai đâu sửa đấy", tìm đến các chỉ tiêu bị sai và nhập lại con số đúng.

Bước 5: Đối với các lỗi cụ thể:

Sai hóa đơn đầu vào: Sửa trực tiếp tại các chỉ tiêu tổng hợp [23], [24], [25] hoặc [23a], [24a] nếu là hàng nhập khẩu.

Sai hóa đơn đầu ra: Sửa trực tiếp tại các chỉ tiêu tương ứng với thuế suất của mặt hàng đó bao gồm [26], [29], [30], [31], [32], [33] hoặc chỉ tiêu [32a].

Sai các chỉ tiêu điều chỉnh kỳ trước chuyển sang: Điều chỉnh trực tiếp tại các chỉ tiêu [37], [38] hoặc chỉ tiêu [39a].

Bước 6: Sau khi sửa xong số liệu trên tờ khai chính, chuyển sang tab "01-KHBS" (Bản giải trình khai bổ sung) và nhập Mã giao dịch điện tử của tờ khai lần đầu có sai sót vào ô tương ứng ở phần thông tin chung.

Bước 7: Nhấp chuột vào nút "Tổng hợp KHBS" ở thanh công cụ phía dưới. Phần mềm HTKK sẽ tự động nhảy số liệu chênh lệch giữa số đúng và số sai vào các Cột (4), Cột (5), Cột (6) và tổng hợp nghĩa vụ thuế tại các chỉ tiêu [07], [08], [09].

Bước 8: Kiểm tra kết quả tại tab 01-KHBS. Hãy đối chiếu chéo: Chỉ tiêu [10] + Chỉ tiêu [11] phải bằng đúng Chỉ tiêu [07] trên Bản giải trình.

Bước 9: Kéo xuống phần dưới của Bản giải trình, nhập chi tiết lý do điều chỉnh và danh mục các tài liệu chứng minh đính kèm (nếu có).

Bước 10: Bấm nút "Ghi" để phần mềm kiểm tra cấu trúc và tính hợp lệ của số liệu. Nếu có báo lỗi đỏ, cần kiểm tra lại các công thức hạch toán.

Bước 11: Chọn "Kết xuất XML" để xuất file hồ sơ khai thuế bổ sung ra máy tính. Đăng nhập vào hệ thống Etax của Tổng cục Thuế để tiến hành nộp file XML này qua mạng.

Bước 12: Dựa trên số liệu phát sinh tại Bản giải trình, nếu có phát sinh số thuế tăng thêm phải nộp, doanh nghiệp phải nhanh chóng lập giấy nộp tiền để nộp đủ số thuế tăng thêm và tiền phạt chậm nộp vào ngân sách nhà nước.

IV. HƯỚNG XỬ LÝ NGHĨA VỤ THUẾ SAU KHI ĐIỀU CHỈNH

Tùy thuộc vào kết quả chênh lệch tại Bản giải trình 01-1/KHBS, kế toán xử lý số liệu theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP như sau:

Tăng số thuế phải nộp hoặc Giảm số thuế đã hoàn: Doanh nghiệp phải nộp ngay số tiền thuế chênh lệch thiếu này vào ngân sách nhà nước, đồng thời tự tính tiền chậm nộp phát sinh (nếu hệ thống chưa tự tính). Không được đem số thuế phải nộp tăng thêm này điền vào tờ khai của kỳ hiện tại.

Chỉ làm Tăng/Giảm số thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau: Số chênh lệch này không được sửa trực tiếp vào chỉ tiêu [22] của kỳ sau. Kế toán phải lấy con số chênh lệch này điền vào chỉ tiêu [37] (nếu tăng khấu trừ) hoặc chỉ tiêu [38] (nếu giảm khấu trừ) trên Tờ khai thuế GTGT chính thức của kỳ tính thuế hiện tại (kỳ phát hiện ra sai sót).

Tăng số thuế đề nghị hoàn: Doanh nghiệp chỉ được phép khai bổ sung tăng số thuế đề nghị hoàn với điều kiện: Chưa nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế tiếp theo và chưa nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế chính thức lên cơ quan quản lý.

Kỳ khai thuế này doanh nghiệp của bạn đang gặp phải lỗi sai cụ thể ở nhóm chỉ tiêu nào (đầu ra, đầu vào hay liên quan đến số thuế được hoàn kỳ trước mang sang)? Bạn có thể chia sẻ chi tiết tình huống để tôi hỗ trợ công thức điều chỉnh chính xác nhất trên HTKK.