CẨM NANG TOÀN DIỆN KÊ KHAI HÓA ĐƠN CÓ NGÀY LẬP VÀ NGÀY KÝ KHÁC NHAU

Tình trạng hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký số lệch nhau là một nghiệp vụ rất phổ biến. Khi cơ quan thuế thực hiện thanh kiểm tra quyết toán cho các niên độ ngân sách cũ, kế toán cần đặc biệt lưu ý tách biệt hai giai đoạn pháp lý trước và sau ngày 01/06/2025 để xác định tính hợp lệ cũng như kỳ kê khai thuế chính xác.

I. GIAI ĐOẠN 1: TỪ NGÀY 01/06/2025 TRỞ ĐI (THỜI KỲ HIỆN TẠI)

Doanh nghiệp áp dụng nghiêm ngặt theo quy định mới tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (ban hành ngày 20/03/2025, sửa đổi khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

1. Điều kiện hợp lệ của hóa đơn

Hóa đơn lệch ngày lập và ngày ký được xác định là hợp lệ nếu đáp ứng điều kiện ràng buộc về thời gian:

Thời điểm bên bán thực hiện ký số và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế để cấp mã (hoặc chuyển dữ liệu đối với hóa đơn không mã) chậm nhất phải là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn.

2. Nguyên tắc kê khai thuế GTGT

Đối với Bên bán (Đầu ra): Kê khai nộp thuế GTGT theo thời điểm lập hóa đơn (ngày lập thuộc tháng/quý nào thì khai vào tháng/quý đó).

Đối với Bên mua (Đầu vào): Kê khai khấu trừ thuế đầu vào theo thời điểm nhận hóa đơn (tức là căn cứ theo ngày ký số trên hóa đơn, ngày ký thuộc tháng/quý nào thì khai vào tháng/quý đó).

II. GIAI ĐOẠN 2: TRƯỚC NGÀY 01/06/2025 (THỜI KỲ LỊCH SỬ)

Khi rà soát, kiểm tra hoặc khai bổ sung cho các hóa đơn phát sinh trước ngày 01/06/2025, doanh nghiệp thực hiện căn cứ theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn chuyên môn tại Công văn số 1586/TCT-CS của Tổng cục Thuế.

1. Điều kiện hợp lệ của hóa đơn

Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau vẫn được xác định là hóa đơn hợp lệ nếu thời điểm ký số phát sinh cùng thời điểm hoặc sau thời điểm lập hóa đơn.

Lưu ý: Giai đoạn này chưa bị siết chặt điều kiện bắt buộc phải gửi dữ liệu ngay trong ngày làm việc tiếp theo như Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

2. Nguyên tắc kê khai thuế GTGT

Đối với Bên bán (Đầu ra): Thực hiện kê khai nộp thuế GTGT theo thời điểm lập hóa đơn.

Đối với Bên mua (Đầu vào): Thực hiện kê khai thuế tại thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (bản chất kế toán vẫn căn cứ vào ngày ký số của hóa đơn để xác định kỳ kê khai đầu vào).III. BẢNG ĐỐI CHIẾU NGUYÊN TẮC KÊ KHAI GIỮA HAI THỜI KỲ

IV. TRÍCH DẪN VĂN BẢN PHÁP LÝ NẰM LÒNG

Để phục vụ công tác giải trình và lưu trữ tài liệu chứng minh với đoàn kiểm tra thuế, kế toán lưu bản trích dẫn các văn bản gốc sau:

1. Trích quy định áp dụng từ 01/06/2025 (Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

"Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn... Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; thời điểm khai thuế đối với người mua là thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này."

2. Trích hướng dẫn áp dụng trước 01/06/2025 (Công văn 1586/TCT-CS)

"...Trường hợp hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì nếu thời điểm ký số trên hóa đơn phát sinh cùng thời điểm hoặc sau thời điểm lập hóa đơn thì hóa đơn điện tử đã lập vẫn được xác định là hóa đơn hợp lệ:

Người bán thực hiện kê khai nộp thuế GTGT theo thời điểm lập hóa đơn;

Người mua thực hiện kê khai thuế tại thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ."