Dưới đây là toàn bộ bài viết hướng dẫn quy định đối tượng và cách lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) mới nhất năm 2026 (Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN). Bài viết đã được biên tập lại hoàn chỉnh, rõ ràng, phân cấp mạch lạc và cập nhật tên đơn vị đồng bộ thành Kế Toán Thuế Đà Nẵng để bạn dễ dàng lưu trữ và sử dụng trực tiếp trên Microsoft Word.

Quy định và hướng dẫn lập giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN mới nhất năm 2026

Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN là văn bản pháp lý quan trọng để người lao động chuyển giao nghĩa vụ quyết toán thuế năm cho tổ chức trả thu nhập thực hiện thay. Trong năm 2026, biểu mẫu áp dụng thống nhất là Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN được ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.

1. Đối tượng và điều kiện được ủy quyền doanh nghiệp quyết toán thay

Để có thể lập giấy ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện quyết toán thay, người lao động (NLĐ) bắt buộc phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chí định lượng quy định tại Điểm d Khoản 6 Điều 8 của Nghị định số 126/2020/NĐ-CP. Cụ thể, NLĐ phải thuộc một trong ba trường hợp chịu thuế sau:

Trường hợp 1: NLĐ chỉ có duy nhất một nguồn thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công tại doanh nghiệp nhận ủy quyền theo hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, đồng thời thực tế tại thời điểm quyết toán thuế vẫn đang làm việc tại doanh nghiệp đó.

Trường hợp 2: NLĐ được điều chuyển công tác từ đơn vị cũ đến đơn vị mới (doanh nghiệp nhận ủy quyền) do doanh nghiệp thực hiện các thủ tục sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, với điều kiện cả hai đơn vị này phải nằm trong cùng một hệ thống tổ chức.

Trường hợp 3: NLĐ có nguồn thu nhập chính tại doanh nghiệp nhận ủy quyền theo hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, đồng thời có thêm nguồn thu nhập vãng lai phát sinh ở các nơi khác với giá trị bình quân tháng trong năm không vượt quá 10 triệu đồng đã được các bên trả thu nhập khấu trừ thuế tại nguồn theo tỷ lệ 10% (hoặc thuế suất quy định khâu thương mại vãng lai) và NLĐ tự nguyện không có nhu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập vãng lai này.

Điều kiện tiên quyết bắt buộc: Tại thời điểm thực hiện ký giấy ủy quyền quyết toán thuế thay, cá nhân người lao động bắt buộc phải có mã số thuế (MST) TNCN còn trạng thái hoạt động trên hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân chưa được cấp MST TNCN thì hoàn toàn không đủ điều kiện lập hồ sơ ủy quyền.

2. Biểu mẫu và cách điền thông tin chi tiết mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN

Dưới đây là cấu trúc biểu mẫu tiêu chuẩn và hướng dẫn cách ghi nhận thông tin dòng sổ sách chi tiết cho từng chỉ tiêu:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

GIẤY ỦY QUYỀN QUYẾT TOÁN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN

Năm 2025 (Ghi năm dương lịch phát sinh dòng thu nhập cần thực hiện quyết toán)

Tên tôi là: [Ghi chính xác họ và tên của người lao động làm giấy ủy quyền theo căn cước công dân]

Quốc tịch: [Ghi quốc tịch của người lao động làm giấy ủy quyền, ví dụ: Việt Nam]

Mã số thuế: [Ghi đúng dãy số mã số thuế TNCN của cá nhân người lao động]

Năm 2025 (Ghi năm dương lịch phát sinh thu nhập), tôi thuộc diện ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân thuộc một trong các trường hợp sau đây (Người lao động xác định mình thuộc bối cảnh nào thì tích chọn hoặc đánh dấu "x" vào ô vuông tương ứng):

[ ] (1) Tôi chỉ có thu nhập chịu thuế tại Công ty/đơn vị Công ty TNHH Kế Toán Thuế Đà Nẵng và thực tế tại thời điểm quyết toán thuế thu nhập cá nhân tôi đang làm việc tại Công ty/đơn vị đó;

[ ] (2) Tôi thuộc diện được điều chuyển từ Công ty/đơn vị [Ghi tên công ty cũ trước khi điều chuyển] đến Công ty/đơn vị Công ty TNHH Kế Toán Thuế Đà Nẵng do sáp nhập/ hợp nhất/chia/tách/chuyển đổi loại hình doanh nghiệp và hai Công ty/đơn vị này nằm trong cùng một hệ thống;

[ ] (3) Tôi có thu nhập chịu thuế tại Công ty/đơn vị Công ty TNHH Kế Toán Thuế Đà Nẵng và có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng/tháng đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ tại nguồn và không có nhu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập vãng lai này.

Đề nghị Công ty/đơn vị Công ty TNHH Kế Toán Thuế Đà Nẵng (Mã số thuế: [Ghi mã số thuế của Công ty TNHH Kế Toán Thuế Đà Nẵng]) thay mặt tôi thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025 với cơ quan thuế quản lý.

Trường hợp cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra phát hiện dữ liệu khai báo của tôi không đúng sự thật hoặc tôi không thuộc diện được ủy quyền quyết toán theo luật định, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật./.

Đà Nẵng, ngày ...... tháng ...... năm 2026 (Ghi rõ địa danh và ngày lập giấy)NGƯỜI ỦY QUYỀN(Ký và ghi rõ họ tên)

3. Các lưu ý hành chính quan trọng khi quản lý mẫu 08/UQ-QTT-TNCN tại doanh nghiệp

Để bảo đảm quy trình kiểm soát nội bộ và phục vụ công tác giải trình quyết toán thuế sau này, bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc lưu trữ và kê khai sau:

Trách nhiệm pháp lý của tờ khai: Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN là văn bản do chính cá nhân người lao động ký và xác nhận thông tin. Cá nhân NLĐ phải tự chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các nguồn thu nhập mà mình đã khai báo trên văn bản ủy quyền này.

Phương pháp xử lý dữ liệu phần mềm: Khi nhận được Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN hợp lệ từ người lao động, kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK). Tại phụ lục đi kèm tờ khai quyết toán là Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN, kế toán thực hiện đánh dấu tích chọn vào ô Chỉ tiêu số 10 (Cá nhân ủy quyền quyết toán thay) tương ứng với dòng thông tin tiền lương của người lao động đó.

Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ thuế: Doanh nghiệp không phải nộp Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN này về cơ quan thuế quản lý trực tiếp qua mạng hay bản giấy. Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ bản gốc văn bản ủy quyền này cùng với hồ sơ lương, chứng từ khấu trừ thuế (nếu có) tại văn phòng công ty để xuất trình phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở.

4. Giải pháp lập danh sách ủy quyền tập trung cho doanh nghiệp đông nhân sự

Đối với các tổ chức trả thu nhập, tập đoàn hoặc doanh nghiệp có số lượng lớn người lao động đủ điều kiện và có nguyện vọng ủy quyền quyết toán thuế thay, để tinh giản thủ tục hành chính, doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp lập danh sách tập trung:

Cơ sở áp dụng danh sách gom: Doanh nghiệp có thể thiết lập hệ thống bảng biểu để lập danh sách tổng hợp các cá nhân ủy quyền. Bảng danh sách tổng hợp này phải phản ánh đầy đủ, chính xác và không làm sai lệch các nội dung thông tin quy định gốc tại biểu mẫu ủy quyền (theo hướng dẫn tại Công văn số 801/TCT-TNCN của Tổng cục Thuế).

Cam kết của người đại diện: Đại diện hợp pháp của tổ chức trả thu nhập thực hiện ký tên, đóng dấu xác nhận tại văn bản tổng hợp, đồng thời cam kết tính chính xác, trung thực và chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ số liệu dữ liệu chuyển dịch trong danh sách.

Hỗ trợ tải biểu mẫu: Bạn muốn tải (download) file đính kèm biểu mẫu Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN mới nhất năm 2026 để áp dụng thực tế cho hệ thống quản lý của mình, vui lòng gửi email yêu cầu về hòm thư điện tử: ketoanthuedanang@gmail.com. Bộ phận hỗ trợ của Kế Toán Thuế Đà Nẵng sẽ kiểm tra và gửi lại tệp tài liệu biểu mẫu định dạng chuẩn cho bạn trong thời gian sớm nhất.