hướng dẫn chi tiết cách kê khai Phụ lục Bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (Mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN), ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC. Tài liệu đã được biên tập lại hoàn chỉnh, hệ thống hóa các chỉ tiêu để bạn dễ dàng lưu trữ và áp dụng trực tiếp cho công tác quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại đơn vị.

Hướng dẫn lập Bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (Mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN)

Bảng kê này là phụ lục không thể tách rời của Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 02/QTT-TNCN). Tài liệu này giúp cơ quan thuế xác định chính xác số lượng và thời gian thực tế người phụ thuộc (NPT) mà người nộp thuế được hưởng ưu đãi giảm trừ trong năm tính thuế.

I. Phần thông tin chung

[01] Kỳ tính thuế: Ghi năm dương lịch thực hiện quyết toán (VD: 2025). Nếu quyết toán không trọn năm, ghi rõ từ tháng... đến tháng...

[02] Lần đầu: Đánh dấu “x” nếu nộp hồ sơ lần đầu cho kỳ quyết toán này.

[03] Bổ sung lần thứ: Nếu nộp lại sau lần đầu, ghi số thứ tự bổ sung (1, 2, 3…).

[04] Tên người nộp thuế: Ghi chính xác Họ và Tên của cá nhân quyết toán thuế.

[05] Mã số thuế: Ghi MST TNCN của cá nhân quyết toán thuế.

[06], [07], [08] Thông tin vợ/chồng (nếu có): Ghi Họ tên, MST, và Số CMND/CCCD/Hộ chiếu của người phối ngẫu theo Giấy đăng ký kết hôn.

II. Phần kê khai chi tiết thông tin người phụ thuộc (Chỉ tiêu [09] - [17])

Kế toán thực hiện điền thông tin cho từng người phụ thuộc vào từng dòng tương ứng:

[09] STT: Đánh số thứ tự tăng dần (1, 2, 3…).

[10] Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên NPT theo các giấy tờ pháp lý (Giấy khai sinh, CCCD, Hộ chiếu).

[11] Mã số thuế: Ghi MST của NPT. (Lưu ý: Nếu NPT chưa được cấp MST, cần đăng ký cấp MST cho NPT trước khi thực hiện quyết toán).

[12] Loại giấy tờ: Điền loại giấy tờ chứng minh thông tin (CMND/CCCD/Hộ chiếu/Giấy khai sinh - GKS).

[13] Số giấy tờ: Điền mã số trên giấy tờ đã chọn tại chỉ tiêu [12].

[14] Ngày sinh: Ghi đầy đủ ngày/tháng/năm sinh của NPT.

[15] Quan hệ với người nộp thuế: Ghi rõ mối quan hệ (ví dụ: Con, Mẹ đẻ, Cha đẻ, Vợ, Chồng, Anh/chị/em ruột, Ông/bà nội ngoại...).

Thời gian được tính giảm trừ trong năm tính thuế:

Đây là cột chỉ tiêu quan trọng để xác định số tiền giảm trừ gia cảnh chính xác:

[16] Từ tháng: Điền tháng bắt đầu phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng thực tế trong năm (ví dụ: con sinh tháng 03/2025 thì từ tháng 03/2025).

Nguyên tắc: Nếu cá nhân chưa đăng ký giảm trừ trong năm nhưng thực tế đã phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, cá nhân được quyền tính giảm trừ kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ khi thực hiện quyết toán (đảm bảo đã đăng ký NPT theo thực tế).

[17] Đến tháng: Điền tháng kết thúc nghĩa vụ nuôi dưỡng hoặc kết thúc năm tính thuế.

III. Lưu ý quan trọng cho kế toán và người nộp thuế

Đăng ký NPT: Chỉ những người phụ thuộc đã được đăng ký với cơ quan thuế và được cấp MST mới được đưa vào bảng kê này. Nếu trong năm bạn có thay đổi về đối tượng NPT, hãy kiểm tra lại trạng thái đăng ký trên hệ thống Thuế điện tử.

Nguyên tắc điều chỉnh: Nếu trong năm bạn đã đăng ký NPT nhưng cuối năm rà soát thấy số liệu không đúng thực tế (do NPT đã có thu nhập vượt ngưỡng hoặc chấm dứt nghĩa vụ nuôi dưỡng), bạn phải thực hiện khai bổ sung Bản đăng ký người phụ thuộc trước khi hoàn thiện tờ khai quyết toán.

Hồ sơ lưu trữ: Doanh nghiệp/cá nhân cần lưu trữ hồ sơ chứng minh NPT (bản sao Giấy khai sinh, CMND/CCCD, xác nhận hộ nghèo, xác nhận khuyết tật...) tại đơn vị để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế sau này.

Hỗ trợ kê khai: Mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN thường được phần mềm HTKK hoặc trang thuedientu.gdt.gov.vn hỗ trợ tự động kết xuất từ dữ liệu người phụ thuộc đã đăng ký. Bạn nên kiểm tra kỹ lại danh sách trên hệ thống trước khi nhấn nộp để đảm bảo tính đồng nhất.

Nếu bạn cần tư vấn về hồ sơ chứng minh cụ thể cho từng đối tượng người phụ thuộc (như người khuyết tật, người già không nơi nương tựa) hoặc cách xử lý các tình huống trùng lặp người phụ thuộc, hãy gửi câu hỏi về ketoanthuedanang@gmail.com để bộ phận tư vấn của Kế Toán Thuế Đà Nẵng hỗ trợ giải đáp nhanh nhất.