Trích đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) năm 2026 căn cứ theo khoản thu nhập nào? Tính trên tổng thu nhập thực tế hay chỉ tính trên mức lương chính không bao gồm phụ cấp? Đây là bài toán khiến không ít kế toán viên băn khoăn khi cân đối sổ sách.

Bài viết này, Kế toán Thuế Đà Nẵng  xin hệ thống lại các quy định pháp lý mới nhất về nền tảng tiền lương tính bảo hiểm xã hội bắt buộc để các bạn dễ dàng áp dụng vào nghiệp vụ thực tế.

I. Quy định về tiền lương làm căn cứ trích đóng BHXH bắt buộc

Hiện hành, cơ sở tiền lương để tính trích nộp BHXH bắt buộc tuân thủ nghiêm ngặt Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 và được cụ thể hóa bởi Khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP như sau: Nền tảng tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc là khoản thu nhập tính theo tháng, cấu thành gồm: Mức lương theo công việc hoặc chức danh, các khoản phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được đồng thuận chi trả mang tính chất thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ thanh toán lương.

Cấu phần chi tiết được bóc tách cụ thể bao gồm:

a) Mức thù lao theo công việc hoặc chức danh: Tính toán dựa trên thời gian làm việc thực tế (theo tháng) của vị trí hay chức danh đó, lập căn cứ từ hệ thống thang lương, bảng lương nội bộ do doanh nghiệp tự xây dựng (tuân thủ Điều 93 Bộ luật Lao động) và được thỏa thuận rõ trong hợp đồng lao động.

b) Các khoản phụ cấp lương: Mục đích để bù đắp cho các điều kiện làm việc thực tế, tính chất phức tạp của vị trí công tác, điều kiện sinh hoạt hằng ngày hoặc mức độ thu hút nhân lực mà phần lương chính chưa bao quát hết; các khoản này phải được cam kết cụ thể trong hợp đồng; loại trừ các khoản phụ cấp lương phụ thuộc hoặc biến động hoàn toàn vào năng suất lao động, tiến độ cống hiến và chất lượng hoàn thành công việc của nhân sự.

c) Các khoản bổ sung khác: Khoản tiền được xác định rõ con số cụ thể đi kèm với mức lương chính, được thống nhất ghi trong hợp đồng và chi trả đều đặn, ổn định hằng kỳ; không bao gồm các khoản bổ sung trích trả phụ thuộc hoàn toàn hoặc biến thiên theo hiệu suất làm việc, tiến độ và kết quả công tác của người lao động.

???? Lưu ý nghiệp vụ về các khoản bổ sung khác:

• Khoản bổ sung khác được hiểu là phần tiền ngoài thù lao chính và phụ cấp, có liên đới trực tiếp đến việc đảm nhiệm vị trí công việc hoặc chức danh ghi nhận trong hợp đồng.
• Khoản bổ sung không cố định số tiền cụ thể kèm theo tiền lương chính, chi trả thất thường hoặc gắn liền với tiến độ công việc, hiệu quả kinh doanh của cá nhân thì không nằm trong diện trích đóng BHXH. Ví dụ: Tiền công tác phí, tiền thưởng hiệu suất, trợ cấp du lịch, hiếu hỷ, sinh nhật chi không ổn định...
• Khoản bổ sung bắt buộc tính đóng bảo hiểm phải được định lượng bằng một con số rõ ràng ngay trên hợp đồng lao động và mang tính chất trả định kỳ hằng tháng. Ví dụ: Khoản hỗ trợ cố định hằng tháng dành cho nhân sự đạt chứng chỉ ngoại ngữ chuyên môn hoặc tay nghề cao đáp ứng yêu cầu công việc.

II. Bảng tổng hợp các khoản thu nhập tính đóng và miễn đóng BHXH bắt buộc

Để thuận tiện cho việc đối chiếu dữ liệu bảng lương, kế toán có thể tra cứu nhanh qua bảng phân loại dưới đây (Căn cứ theo hướng dẫn tại Công văn số 1198/CTL&BHXH-BHXH ban hành ngày 05/09/2025):

III. Định mức giới hạn thấp nhất và cao nhất khi tham gia BHXH bắt buộc năm 2026

Chiểu theo quy định tại điểm đ, khoản 1, Điều 31 của Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15: Biên độ tiền lương làm căn cứ trích đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc thấp nhất bằng mức tham chiếu và mức trần cao nhất giới hạn bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng bảo hiểm.

Mốc thời gian năm 2026 có sự dịch chuyển về giá trị của mức tham chiếu (chỉ số thay thế cho lương cơ sở cũ trong hoạt động bảo hiểm) do sự thay đổi văn bản pháp quy từ ngày 01/07/2026 (Nghị định 161/2026/NĐ-CP chính thức thay thế cho Nghị định 73/2024/NĐ-CP):