Chỉ dẫn phương thức xây dựng bảng tính thù lao bằng Excel năm 2026 dựa trên phom mẫu Bảng thanh toán tiền lương tuân thủ Thông tư 99 và TT 133 mới nhất. Phương pháp thiết lập bảng Excel tính toán lương hằng tháng cho nhân sự như: Thu nhập đóng BHXH, tỷ lệ khấu trừ các khoản theo lương, định biên ngày công, thuế TNCN...

I. Quy chế về Bảng tính lương - chi trả tiền thù lao

Dựa theo các nguyên tắc trong Chế độ kế toán tại Thông tư 99/2025/TT-BTC và Thông tư 133, các cơ sở kinh doanh được quyền tự thiết kế Mẫu bảng thanh toán thù lao sao cho thích ứng với yêu cầu vận hành của đơn vị.

-> Văn phòng Kế toán Thiên Ưng đã xây dựng 1 Mẫu bảng tính - thanh toán thù lao trên Excel chi tiết cho các chỉ tiêu như: Lương căn bản, thù lao đóng BHXH, các khoản phụ cấp, hỗ trợ ăn trưa, liên lạc thoại, các khoản bảo hiểm bắt buộc, phương pháp bốc toán thuế TNCN.

-> Độc giả có thể tải phom mẫu bảng tính toán thù lao mới nhất năm 2026 tại liên kết này: ► Mẫu bảng tính lương trên Excel

II. Căn cứ pháp lý và dữ liệu để lập bảng tính thù lao

• Hợp đồng lao động: Nhằm nắm bắt định mức thù lao chính, các khoản phụ cấp cùng những khoản bổ sung khác được hưởng.
• Bảng chấm công: Trong tình huống doanh nghiệp tính lương căn cứ trên thời gian, bảng chấm công được dùng làm cơ sở xác định Số ngày đi làm thực tế trong tháng.
• Hồ sơ trích nộp bảo hiểm: Nhằm xác định các khoản giảm trừ trực tiếp vào thu nhập và phần chi phí an sinh xã hội mà công ty phải nộp theo tỷ lệ luật định.
• Các chứng từ ứng trước – quyết toán ứng (nếu phát sinh): Làm căn cứ hoàn tất việc tạm ứng hoặc trích trừ vào thu nhập.
• Quy chế tiền lương tiền thưởng: Nhằm nắm rõ quy định về phương thức bốc toán thu nhập, tiền thưởng, trợ cấp, các ngày nghỉ bảo lưu nguyên thù lao...
• Bảng tính toán thuế thu nhập cá nhân: Nhằm xác định chính xác số tiền thuế TNCN cần khấu trừ vào thu nhập của người lao động.
• Bảng tính toán tiền thù lao: Nhằm định lượng số tiền lương phải chi trả cho nhân sự, đồng thời làm nền tảng để hạch toán chi phí nhân công và các khoản trích theo lương.

III. Phương thức thiết lập nội dung các cột trên bảng tính thù lao

Dựa vào Phom mẫu bảng tính thù lao, thanh toán tiền lương bằng Excel nêu trên, các bạn có thể triển khai bốc toán các chỉ tiêu cụ thể như sau (vận dụng linh hoạt sao cho tương thích với tổ chức của mình):

Lương chính

Đây là định mức thù lao cơ bản chưa tính gộp các khoản phụ cấp/trợ cấp cùng các danh mục bổ sung khác.

=> Các bạn trích xuất dữ liệu về định mức lương chính của nhân sự từ hợp đồng lao động.

Ghi nhớ: Thù lao chính tuyệt đối không được dưới mức lương tối thiểu vùng.

Ví dụ: Văn phòng Kế toán Thiên Ưng hoạt động tại địa bàn Vùng 1 thì mức lương tối thiểu của vùng 1 áp dụng vào năm 2026 là 5.310.000đ/tháng.

=> Thu nhập chính của người lao động tối thiểu phải đạt từ 5.310.000đ/tháng trở lên. Theo dõi chi tiết Mức lương tối thiểu vùng tại liên kết này: ► Mức lương tối thiểu vùng mới nhất

Các khoản Phụ cấp

Nhằm xác định người lao động được hưởng các danh mục phụ cấp nào với định mức cụ thể bao nhiêu, các bạn căn cứ vào các điều khoản tại hợp đồng lao động cùng hệ thống quy chế thù lao khen thưởng của tổ chức.

Tổng thu nhập

Ngày công đi làm

Đây là tổng số ngày nhân sự thực tế đến làm việc trong tháng.

=> Các bạn trích xuất tổng số ngày công làm việc thực tế tại Bảng chấm công để điền vào chỉ tiêu này. Có thể theo dõi chi tiết bảng chấm công tại liên kết này ►: Mẫu bảng chấm công trên Excel

Tổng Lương thực tế

Biểu thức tính toán tiền lương hằng tháng

rong biểu thức trên: Số ngày công tính lương quy định được xác định dựa theo quy chế nội bộ của cơ sở hoặc thông qua đàm phán giữa nhân sự và người sử dụng lao động, được ghi chép minh bạch tại hợp đồng lao động hoặc trong quy chế lương thưởng.

Quy trình xác định ngày công tính lương quy chuẩn như sau:

Cách số 1: Ngày công tính lương được xác định dựa trên “Ngày làm việc hành chính trong tháng”
Khái niệm ngày làm việc hành chính trong tháng bao gồm những ngày nhân sự có nghĩa vụ đi làm việc trong tháng đó, hoàn toàn loại trừ các ngày nghỉ hàng tuần căn cứ theo thỏa thuận tại hợp đồng lao động.
Ví dụ: Đơn vị Kế Toán Thiên Ưng ký kết hợp đồng lao động với nhân sự Nguyễn Văn Hoàng. Trên văn bản hợp đồng lao động có cam kết rõ ràng về thời lượng làm việc cùng thời gian nghỉ ngơi cụ thể gồm:

Thời gian thực hiện công việc: Kéo dài từ thứ 2 đến thứ 7 hằng tuần.

Thời gian nghỉ ngơi: Nghỉ cố định ngày Chủ nhật mỗi tuần, các ngày lễ Tết tuân thủ quy định của Bộ Luật lao động.
Tháng 04/2026 có tổng số ngày lịch là 30 ngày và xuất hiện 4 ngày Chủ nhật.
=> Số ngày công tính lương của tháng 04/2026 áp dụng cho anh Hoàng = Tổng ngày trong tháng là 30 ngày – Tổng ngày nghỉ hằng tuần là 4 ngày = 26 ngày.
Lưu ý: Trong phạm vi tháng 04/2026, người lao động (anh Hoàng) xuất hiện 2 ngày nghỉ được bảo lưu trọn vẹn thù lao gồm:

Ngày Giỗ Tổ Hùng Vương mồng 10 tháng 3 âm lịch (rơi trúng vào ngày 26/04/2026 dương lịch là ngày Chủ nhật nên được áp dụng nghỉ bù vào Thứ 2 ngày 27/04/2026).

Ngày Chiến thắng giải phóng miền Nam: Ngày 30/04.
=> Đối với chuỗi 2 ngày này: Anh Hoàng được phép nghỉ ngơi (không thực hiện công việc) nhưng vẫn được bảo lưu 100% thu nhập => Phần tiền lương tính cho các ngày nghỉ bảo lưu nguyên thù lao này sẽ được bốc toán riêng biệt (căn cứ dựa trên quy định tại Khoản 2 Điều 67 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP để xác định).

Cách số 2: Ngày công tính lương được ấn định cố định thành một “Số ngày nhất định”
Số ngày hành chính cố định này có thể lập trình ở mức 26 / 24 / 22 ngày => Do tổ chức tự ban hành và thống nhất cùng người lao động (Bảo đảm nguyên tắc: chấp hành trọn vẹn quy định về thời giờ lao động tại Bộ Luật lao động; Tuyệt đối không được vượt quá thời lượng quy định tại điều 105 của Bộ Luật lao động). Đối với Cách số 2 này, việc định biên ngày công tính lương sẽ thuận tiện hơn: Thay vì phải tính toán chi tiết xem mỗi tháng có bao nhiêu ngày lịch và bao nhiêu ngày Chủ nhật, thì cách 2 chỉ đơn thuần là áp đặt sẵn một con số cố định. Thông thường, các doanh nghiệp bên ngoài khi áp dụng cách số 2 này sẽ lấy ngày công ấn định là 26 ngày.

Cần lưu ý rằng hai phương thức tính thù lao này sẽ đưa ra kết quả tài chính hoàn toàn khác nhau.
=> Việc quyết định áp dụng bốc toán lương theo phương án nào hoàn toàn do doanh nghiệp tự quy định và phải được thể hiện tường minh trong quy chế thù lao, quy chế tài chính hoặc văn bản thỏa ước lao động tập thể. Để độc giả đối chiếu tường minh hơn về hai cách tính lương này, chúng ta tiến hành thực hành bốc toán thù lao cho một nhân sự cụ thể:
Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp Thiên Ưng giao kết hợp đồng lao động với nhân sự Vũ Đức Long. Trên văn bản hợp đồng lao động ghi nhận cụ thể các thông số thu nhập gồm:

Lịch làm việc từ thứ 2 đến thứ 7, nghỉ ngày Chủ nhật hằng tuần, các dịp lễ tết nghỉ theo quy định pháp luật.

Thù lao chính: 6.000.000đ/tháng.

Phụ cấp trách nhiệm công việc: 1.000.000đ/tháng.

Các khoản hỗ trợ bổ sung: /Tiền ăn trưa: 730.000đ/tháng, /Tiền điện thoại: 500.000đ/tháng, /Hỗ trợ xăng xe: 500.000đ/tháng.
Tiến hành xác định thù lao tháng 03/2026 cho ông Vũ Đức Long dựa trên cả 2 phương án với dữ liệu như sau:

Số ngày công đi làm thực tế trong tháng 03/2026 đạt: 24 ngày.

Nếu áp dụng theo phương án 2: Định mức ngày công tính lương cố định là 26 ngày.
Quy đổi tổng thu nhập theo các khoản ghi trên hợp đồng lao động = Lương chính + Phụ cấp + Các khoản bổ sung = 6.000.000 + 1.000.000 + 730.000 + 500.000 + 500.000 = 8.730.000đ.

Bốc toán thu nhập theo Cách số 1: Ngày công tính lương căn cứ theo “Ngày làm việc hành chính trong tháng”. Tổng số ngày hành chính phải làm việc của tháng 3 = 31 ngày lịch – 4 ngày Chủ nhật = 27 ngày.

Bốc toán thu nhập theo Cách số 2: Ngày công tính lương quy chuẩn là “Số ngày tính lương cố định”. Hạn mức ngày công cố định theo quy chế công ty áp dụng là: 26 ngày.