Dưới đây là cẩm nang hệ thống hóa toàn bộ các bút toán hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương, thuế TNCN, tạm ứng và các chế độ bảo hiểm bắt buộc. Nội dung phân định tường minh giữa Thông tư 99/2025/TT-BTC (áp dụng từ niên độ 2026 trở đi) và Thông tư 133/2016/TT-BTC để kế toán dễ dàng bốc toán dữ liệu:

I. HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN SỬ DỤNG

Để phản ánh chính xác chi phí nhân công, kế toán sử dụng các tài khoản quy chuẩn sau:

TK 334 – Phải trả người lao động: Phản ánh tổng quỹ thù lao, tiền công, tiền thưởng và các khoản chế độ, phúc lợi phải thanh toán cho nhân sự.

TK 3382 – Kinh phí công đoàn (KPCĐ): Trích trích nộp kinh phí công đoàn (2% quỹ lương đóng BHXH).

TK 3383 – Bảo hiểm xã hội (BHXH): Phản ánh việc trích lập và đóng quỹ hưu trí, tử tuất, thai sản, ốm đau.

TK 3384 – Bảo hiểm y tế (BHYT): Phản ánh việc trích lập và đóng quỹ chăm sóc sức khỏe.

TK 3386 / 3385 – Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN):

Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC sử dụng TK 3386.

Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC sử dụng TK 3385.

Khung Tài khoản chi phí phân bổ theo bộ phận:

II. QUY TRÌNH HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

1. Ghi nhận chi phí tiền lương phải trả hằng tháng

Căn cứ vào dữ liệu tổng hợp tại Bảng tính lương hoặc Phiếu tính lương của tháng, kế toán thực hiện ghi nhận chi phí thù lao vào tài khoản tương ứng:

Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC:

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất

Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (thù lao tài xế, thợ máy)

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (thù lao quản lý phân xưởng, tổ đội)

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (thù lao nhân viên sales, marketing)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (thù lao khối văn phòng, kế toán, nhân sự)

Có TK 334 – Tổng quỹ tiền lương phải trả thực tế trong kỳ.

Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (Khối sản xuất, dịch vụ)

Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 334 – Tổng quỹ tiền lương phải trả thực tế trong kỳ.

2. Hạch toán trích các khoản Bảo hiểm và Kinh phí công đoàn

Tỷ lệ trích đóng quy chuẩn áp dụng năm 2026:

Tính vào chi phí Doanh nghiệp (23.5%): 17.5% BHXH + 3% BHYT + 1% BHTN + 2% KPCĐ.

Khấu trừ vào tiền lương Người lao động (10.5%): 8% BHXH + 1.5% BHYT + 1% BHTN.

???? Ví dụ thực tế (Trường hợp bà Trần Thị Trà My – Bộ phận quản lý):

Mức lương căn cứ đóng bảo hiểm là 10.000.000 đồng/tháng.

Khấu trừ vào thù lao của bà My: $10.000.000 times 10.5% = 1.050.000$ đồng.

Tính vào chi phí công ty: $10.000.000 times 23.5% = 2.350.000$ đồng.

Các bút toán hạch toán cụ thể cho ví dụ này được bóc tách như sau:

Bút toán 2.1: Khấu trừ tiền bảo hiểm thuộc nghĩa vụ đóng của người lao động vào lương

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC:

Nợ TK 334: 1.050.000 đồng

Có TK 3383 (8% BHXH): 800.000 đồng

Có TK 3384 (1.5% BHYT): 150.000 đồng

Có TK 3386 (1% BHTN): 100.000 đồng

Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:

Nợ TK 334: 1.050.000 đồng

Có TK 3383 (8% BHXH): 800.000 đồng

Có TK 3384 (1.5% BHYT): 150.000 đồng

Có TK 3385 (1% BHTN): 100.000 đồng

Bút toán 2.2: Trích tiền bảo hiểm và KPCĐ thuộc nghĩa vụ của doanh nghiệp tính vào chi phí

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC:

Nợ TK 642 (Chi phí bộ phận quản lý): 2.350.000 đồng

Có TK 3382 (2% KPCĐ): 200.000 đồng

Có TK 3383 (17.5% BHXH): 1.750.000 đồng

Có TK 3384 (3% BHYT): 300.000 đồng

Có TK 3386 (1% BHTN): 100.000 đồng

Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:

Nợ TK 6422 (Chi phí bộ phận quản lý): 2.350.000 đồng

Có TK 3382 (2% KPCĐ): 200.000 đồng

Có TK 3383 (17.5% BHXH): 1.750.000 đồng

Có TK 3384 (3% BHYT): 300.000 đồng

Có TK 3385 (1% BHTN): 100.000 đồng

⚠️ Lưu ý nghiệp vụ đối với TT 99: Các khoản trích bảo hiểm theo lương của công nhân điều khiển xe, máy thi công không hạch toán vào TK 623 mà phải phản ánh trực tiếp vào TK 627 – Chi phí sản xuất chung.

Bút toán 2.3: Khi thực hiện nộp tiền Bảo hiểm và KPCĐ lên cơ quan chức năng

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC:

Nợ TK 3382: 200.000 đồng

Nợ TK 3383: 2.550.000 đồng (800.000đ + 1.750.000đ)

Nợ TK 3384: 450.000 đồng (150.000đ + 300.000đ)

Nợ TK 3386: 200.000 đồng (100.000đ + 100.000đ)

Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 3.400.000 đồng

Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:

Nợ TK 3382: 200.000 đồng

Nợ TK 3383: 2.550.000 đồng

Nợ TK 3384: 450.000 đồng

Nợ TK 3385: 200.000 đồng

Có TK 112: 3.400.000 đồng

3. Hạch toán Thuế thu nhập cá nhân (Thuế TNCN)

Khi khấu trừ số thuế TNCN phải nộp hằng kỳ vào thu nhập của nhân sự:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Tổng tiền thuế khấu trừ)

Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân

Khi doanh nghiệp nộp khoản tiền thuế TNCN này vào ngân sách nhà nước:

Nợ TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân (Số tiền thực nộp)

Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.

4. Hạch toán Tạm ứng lương trong tháng

Khi người lao động nhận trước một phần tiền lương của tháng đó theo quy định của doanh nghiệp:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số tiền tạm ứng trước)

Có TK 111, 112 – Số tiền thực tế chi chi trả cho nhân viên.

???? Mẹo phân biệt cho kế toán: Tuyệt đối không sử dụng TK 141 (Tạm ứng) cho nghiệp vụ ứng lương. TK 141 chỉ dành riêng cho trường hợp nhân sự tạm ứng tiền để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hoặc giải quyết phần việc đã được phê duyệt của công ty (như mua vật tư, đi công tác).

5. Hạch toán khi thực hiện chi trả/thanh toán tiền lương cuối kỳ

Căn cứ chứng từ chi tiền lương (Ủy nhiệm chi hoặc Phiếu chi dưới 5 triệu đồng):

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số tiền lương thực lĩnh còn lại)

Có TK 111, 112 – Tổng số tiền thực tế giải ngân.

???? Tình huống đặc biệt: Trả lương bằng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp dùng chính thành phẩm hoặc hàng hóa của mình để cấn trừ tiền thù lao cho nhân sự, kế toán bắt buộc phải xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu giống như bán cho khách hàng:

Ghi nhận doanh thu và nghĩa vụ thuế:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Tổng giá trị thanh toán)

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

Đồng thời kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hóa:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 155, 156, 154... – Giá trị thành phẩm, hàng hóa xuất kho.

6. Hạch toán tiền chế độ thai sản, dưỡng sức từ quỹ BHXH

Đối với các khoản trợ cấp thai sản, ốm đau, dưỡng sức phục hồi sức khỏe do cơ quan bảo hiểm xã hội chi trả, doanh nghiệp đóng vai trò thu hộ - chi hộ:

Khi nhận được văn bản phê duyệt duyệt chi chế độ từ cơ quan BHXH, kế toán ghi nhận khoản phải thu và phải trả cho lao động:

Nợ TK 3383 – Bảo hiểm xã hội (Khoản tiền bảo hiểm duyệt chi)

Có TK 334 – Phải trả người lao động (Mức tiền thai sản nhân sự được nhận)

Khi doanh nghiệp tiến hành chi trả tiền thai sản này cho người lao động:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có TK 111, 112 – Số tiền thực tế chi trả.

Khi cơ quan BHXH chuyển tiền chế độ thai sản từ quỹ bảo hiểm về tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội (Tất toán khoản phải thu bảo hiểm).