một người đồng hành cùng dân kế toán trong mùa quyết toán thuế niên độ 2026! Việc cân đối giữa tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp và tuân thủ trọn vẹn các quy định mới tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 15/12/2025) luôn là bài toán đòi hỏi sự tỉ mỉ.

Để giúp bạn và doanh nghiệp có bộ hồ sơ giải trình chuẩn chỉnh trước cơ quan Thuế, dưới đây là cẩm nang tổng hợp trực quan và hệ thống hóa toàn bộ điều kiện ĐƯỢC TRỪ và KHÔNG ĐƯỢC TRỪ của chi phí lao động tiền lương:

I. ĐIỀU KIỆN ĐỂ CHI PHÍ TIỀN LƯƠNG ĐƯỢC TÍNH VÀO CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ

Khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản trích trả cho người lao động sẽ được chấp thuận là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đồng thời các tiêu chuẩn sau:

1. Rõ ràng về mặt Pháp lý trong Quy chế

Mọi khoản chi trả bắt buộc phải được ghi nhận cụ thể về Điều kiện được hưởng và Mức được hưởng tại một trong các văn bản nền tảng của đơn vị: Hợp đồng lao động, Quy chế tài chính, Quy chế lương thưởng hoặc Quy chế chi tiêu nội bộ.

2. Trọn vẹn bộ Hồ sơ Chứng từ Kế toán

Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ bộ chứng từ chứng minh tính thực tế phát sinh:

• Hợp đồng lao động và các phụ lục đính kèm.
• Hệ thống quy chế lương thưởng, quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Bảng chấm công hằng tháng có xác nhận bộ phận.
• Bảng tính lương (hoặc phiếu tính lương) làm căn cứ hạch toán.
• Hồ sơ tham gia đóng bảo hiểm bắt buộc và hồ sơ nộp thuế TNCN (nếu doanh nghiệp ký hợp đồng theo dạng lương Net).

3. Tuân thủ Quy chuẩn Phương thức Thanh toán (Mốc quy định mới)

QUY TẮC VÀNG TỪ NGÀY 15/12/2025 (Nghị định 320/2025/NĐ-CP):

• Chi trả từ 5.000.000 đồng trở lên cho từng lần: Bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ của ngân hàng) thì toàn bộ khoản chi lương đó mới được tính vào chi phí được trừ.

• Chi trả dưới 5.000.000 đồng: Doanh nghiệp được quyền linh hoạt lựa chọn thanh toán bằng tiền mặt (phải lập Phiếu chi có đầy đủ chữ ký các bên) hoặc chuyển khoản ngân hàng.

Lưu ý nghiệp vụ: Đối với những nhân sự thuộc diện phải đóng bảo hiểm bắt buộc nhưng thực tế đơn vị chưa trích đóng theo Luật Bảo hiểm, phần chi phí tiền lương thực tế chi trả cho họ vẫn được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Chi phí Đào tạo và Giáo dục Nghề nghiệp (Khoản 2 Điều 9)

Doanh nghiệp được trừ các khoản chi thực tế phát sinh cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo, đào tạo lại hoặc bồi dưỡng nghiệp vụ cho người lao động (bao gồm chi phí người dạy, tài liệu, thiết bị, vật liệu thực hành...) với điều kiện các hoạt động này được quy định rõ tại Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính.

II. DANH MỤC CÁC KHOẢN CHI PHÍ TIỀN LƯƠNG "KHÔNG ĐƯỢC TRỪ"

Căn cứ Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15, cơ quan Thuế sẽ loại khỏi chi phí hợp lý các khoản chi sau:

• Hạch toán "khống": Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả đã ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế doanh nghiệp không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán hợp pháp.
• Bỏ sót quy chế: Các khoản lương, thưởng, phụ cấp không được định biên cụ thể về điều kiện và mức hưởng trong bất kỳ văn bản, quy chế nội bộ nào của doanh nghiệp.
• Ngoại lệ được trừ đối với lao động nước ngoài: Khoản tiền học cho con (từ mầm non đến THPT) học tại Việt Nam hoặc tiền nhà ở do doanh nghiệp trả hộ, nếu được ghi rõ trong hợp đồng lao động và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
• Ngoại lệ chuyên gia nước ngoài: Tiền thuê nhà cho chuyên gia do doanh nghiệp Việt Nam trả dựa trên hợp đồng kinh tế ký kết rõ ràng với đối tác nước ngoài.
• Trễ hạn chi trả thực tế: Tiền lương, phụ cấp phải trả nhưng đến hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế doanh nghiệp vẫn chưa giải ngân.
• Trường hợp lập Quỹ lương dự phòng: Được trích lập tối đa 17% quỹ tiền lương thực hiện nhằm bảo đảm nguyên tắc doanh nghiệp không bị lỗ sau khi trích. Nếu sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế vẫn chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng này, doanh nghiệp bắt buộc phải tính giảm chi phí của năm kế tiếp.
• Thù lao của Chủ doanh nghiệp đặc thù: Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân; chủ công ty TNHH Một thành viên do một cá nhân làm chủ. Thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị nhưng không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.
• Lưu ý: Nếu vị trí Giám đốc là người lao động được thuê ngoài ký hợp đồng (không phải chủ sở hữu), khoản lương này vẫn được trừ bình thường.
• Vượt hạn mức chi Trang phục: Phần chi trang phục bằng hiện vật không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền mặt cho người lao động vượt quá ngưỡng 5.000.000 đồng/người/năm.
• Thưởng sáng kiến thiếu quy trình: Chi thưởng sáng kiến, cải tiến kỹ thuật nhưng doanh nghiệp thiếu quy chế quy định cụ thể hoặc không thiết lập Hội đồng nghiệm thu sáng kiến.
• Công tác phí sai quy chuẩn thanh toán: Chi phụ cấp phương tiện đi lại nghỉ phép sai quy định của Bộ luật Lao động. Hoặc chi phí công tác phát sinh từ 5.000.000 đồng trở lên do cá nhân tự thanh toán bằng dịch vụ không dùng tiền mặt nhưng thiếu quyết định cử đi công tác, hoặc quy chế tài chính không cho phép cá nhân thanh toán trước rồi hoàn công.
• Trợ cấp trái quy định: Chi trả trợ cấp mất việc làm, thôi việc, bồi thường tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp không tuân thủ đúng khung pháp luật chuyên ngành.
• Chi phí giải trí đặc thù: Chi phí mua thẻ hội viên sân gôn hoặc chi phí chơi gôn của doanh nghiệp.
• Thuế TNCN trong hợp đồng lương Gross: Khoản thuế TNCN do doanh nghiệp nộp thay nhưng trên hợp đồng lao động thỏa thuận tiền lương là lương đã bao gồm thuế (Lương Gross). Tiền chậm nộp tiền thuế cũng mặc nhiên bị loại trừ.

III. QUY ĐỊNH VỀ HẠN MỨC "KHỐNG CHẾ" CỦA CÁC KHOẢN PHÚC LỢI VÀ BẢO HIỂM

Đối với các khoản chi mang tính chất đãi ngộ và an sinh, doanh nghiệp cần bốc toán số liệu nằm trong giới hạn cho phép:

Hạn mức chi các khoản có tính chất Phúc lợi trực tiếp (Điểm d Khoản 4 Điều 10)

Tổng các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động (hiếu hỷ, nghỉ mát, hỗ trợ điều trị bệnh, bổ sung kiến thức, hỗ trợ thiên tai, khen thưởng con em, vé xe ngày lễ tết, tiệc tất niên, tiệc giáng sinh, quà trung thu, quà tết...) tuyệt đối không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.

1 tháng lương bình quân thực tế = quỹ tiền lương thực hiện trong năm / số tháng thực tế hoạt động năm

Trong đó: Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế doanh nghiệp đã chi trả tính từ đầu năm đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán thuế (không tính quỹ dự phòng năm trước chi trong năm nay). 

Về Thuế GTGT đầu vào: Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần chi phí phúc lợi được trừ khi tính thuế TNDN, bảo đảm có đầy đủ hóa đơn hợp pháp và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.

Hạn mức chi Bảo hiểm tự nguyện không bắt buộc (Điểm đ Khoản 4 Điều 10)

Khoản chi đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung, quỹ an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện hoặc bảo hiểm nhân thọ cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi:

• Mức chi không vượt quá 05 triệu đồng/tháng/người.

• Được quy định cụ thể về điều kiện và mức hưởng trong hợp đồng hoặc quy chế.

• Điều kiện tiên quyết: Doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ trích nộp các quỹ bảo hiểm bắt buộc theo luật định (không được nợ tiền bảo hiểm bắt buộc).

IV. QUY TẮC TRẦN – SÀN CỦA TIỀN LƯƠNG, PHU CẤP VÀ TIỀN THƯỞNG