Dưới đây là nội dung quy định và hướng dẫn thiết lập hệ thống thang bảng lương năm 2026 dành cho các mô hình Công ty Cổ phần và Công ty TNHH. Nội dung được hệ thống hóa trực quan, cập nhật đồng bộ các số liệu lương sàn mới nhất để các bạn kế toán và nhân sự dễ dàng áp dụng:

I. Nguyên tắc cốt lõi khi tự xây dựng Thang bảng lương năm 2026

Chiểu theo quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, doanh nghiệp hoàn toàn tự chủ trong việc thiết kế hệ thống lương nhưng phải bảo đảm các nền tảng pháp lý sau:

Điều 93. Thiết lập hệ thống thang lương, bảng lương và hạn mức lao động

• Đơn vị sử dụng lao động có nghĩa vụ tự xây dựng thang lương, bảng lương cùng định mức lao động làm căn cứ pháp lý để tuyển dụng, quản lý nhân sự, đàm phán mức thù lao trong hợp đồng lao động và thực hiện trích trả lương.
• Định mức lao động phải dựa trên năng suất trung bình của số đông nhân sự, bảo đảm không ép buộc người lao động phải kéo dài thời gian làm việc tiêu chuẩn và phải tổ chức áp dụng thử nghiệm trước khi phê duyệt chính thức.
• Chủ doanh nghiệp có trách nhiệm tham khảo ý kiến đóng góp của Ban chấp hành Công đoàn cơ sở hoặc tổ chức đại diện tập thể nhân sự tại cơ sở (nếu có) khi thiết lập hệ thống này.

Điểm mấu chốt kế toán cần nằm lòng:

• Không phải nộp hồ sơ ra bên ngoài: Doanh nghiệp được miễn hoàn toàn thủ tục gửi hay đăng ký thang bảng lương với Phòng LĐTBXH quận/huyện (quy định này áp dụng đồng bộ cho mọi quy mô doanh nghiệp, không phân biệt trên hay dưới 10 lao động).
• Trách nhiệm lưu trữ nội bộ: Đơn vị chỉ cần hoàn thiện bộ hồ sơ, thực hiện niêm yết thông báo công khai minh bạch tại cơ sở làm việc trước khi áp dụng và lưu trữ cẩn thận tại văn phòng để xuất trình khi cơ quan chức năng tiến hành thanh tra.

II. Khung cấu trúc mẫu Thang bảng lương năm 2026 (Tham khảo khối văn phòng/sản xuất)

Để thiết lập một file Excel quản lý thang bảng lương chuẩn chỉnh, mức lương tại Bậc 1 của chức danh đơn giản nhất tuyệt đối không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng quy định tại Nghị định 293/2025/NĐ-CP (Áp dụng từ 01/01/2026).

Dưới đây là bảng thiết kế mẫu mô phỏng cho doanh nghiệp vận hành tại địa bàn Vùng I (Mức sàn: 5.310.000 đồng/tháng) với biên độ chênh lệch giữa các bậc liền kề là 5%::