I. Các nguyên tắc thiết lập hệ thống thang lương, bảng lương năm 2026

Chiểu theo quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14:

Điều 93. Thiết lập thang lương, bảng lương và định mức lao động:

1. Đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương cùng định mức lao động nhằm làm nền tảng cho công tác tuyển dụng, bố trí nhân sự, thỏa thuận mức thù lao dựa theo vị trí công việc hoặc chức danh ghi nhận trong hợp đồng lao động và tiến hành trích trả lương cho người lao động.
2. Định mức lao động bắt buộc phải ở ngưỡng trung bình nhằm bảo đảm phần lớn nhân sự hoàn thành được mà không cần phải gia tăng thời gian làm việc tiêu chuẩn, đồng thời phải tổ chức áp dụng thử nghiệm trước thời điểm ban hành chính thức.
3. Chủ doanh nghiệp có nghĩa vụ tổ chức tham khảo ý kiến đóng góp từ ban đại diện nhân sự tại cơ sở (áp dụng tại những nơi đã thành lập tổ chức đại diện người lao động) trong quá trình thiết lập hệ thống thang lương, bảng lương cùng định mức lao động.

Hệ thống thang lương, bảng lương cùng hạn mức lao động phải được niêm yết thông báo rộng rãi tại địa điểm làm việc trước thời điểm triển khai thực hiện.

Tóm lại: Khi tiến hành thiết lập hệ thống thang bảng lương, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện các công việc sau:

• Công ty chủ động tự xây dựng hệ thống thang bảng lương nội bộ.

• Niêm yết thông báo minh bạch tại cơ sở làm việc trước thời điểm áp dụng thực tế.

• Trường hợp đơn vị đã thành lập ban đại diện nhân sự tại cơ sở thì tiến hành lấy ý kiến đóng góp từ tổ chức đại diện người lao động này (nội dung chỉ dẫn chi tiết mời các bạn xem ở phần cuối bài viết).

• Hoàn toàn được miễn nghĩa vụ nộp hồ sơ lên Phòng LĐTBXH, công ty chỉ cần thiết lập và lưu trữ trực tiếp tại nội bộ doanh nghiệp nhằm phục vụ công tác giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng (Theo quy định cũ, thủ tục gửi thang bảng lương chỉ được miễn trừ đối với các cơ sở kinh doanh có dưới 10 nhân sự).

II. Thành phần hồ sơ thiết lập hệ thống thang bảng lương năm 2026 bao gồm:

1. Bản hệ thống thang lương, bảng lương của đơn vị.

2. Văn bản Quyết định ban hành hệ thống thang lương, bảng lương do người đại diện pháp luật ký đóng dấu.

3. Văn bản Biên bản lấy ý kiến đóng góp của ban đại diện nhân sự (áp dụng đối với những công ty đã thành lập tổ chức đại diện người lao động).

4. Văn bản quy định chi tiết về tiêu chí, tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng cho từng chức vụ, vị trí công tác.

5. Quy chế chi trả tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp (Tài liệu này sở hữu vai trò đặc biệt cốt lõi phục vụ cho công tác quyết toán thuế TNDN).

Sau đây, Đơn vị đào tạo Kế toán Thuế Đà Nẵng  chia sẻ chỉ dẫn chi tiết về phương pháp xây dựng hệ thống thang bảng lương. Đối với các biểu mẫu hồ sơ còn lại, các bạn vui lòng nhấn trực tiếp vào tên từng văn bản đã liệt kê phía trên để đối chiếu cách thiết lập nhé: