Các phương thức chi trả thù lao cho nhân sự hiện hành đang được điều chỉnh bởi Điều 96 của Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 và được hướng dẫn chi tiết tại Điều 54 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Đồng thời, kế toán cần đặc biệt lưu ý quy định mới về điều kiện khấu trừ thuế TNDN đối với chi phí tiền lương từ năm 2025 - 2026. Chi tiết hệ thống quy định cụ thể như sau:

LƯU Ý ĐẶC BIỆT VỀ THUẾ TNDN KHI CHI TRẢ TIỀN LƯƠNG

Căn cứ theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 9 của Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNDN (chính thức áp dụng từ ngày 15/12/2025), quy định về chứng từ thanh toán đối với các khoản chi của doanh nghiệp được siết chặt: Điều kiện ghi nhận chi phí được trừ: Các khoản chi tiêu của doanh nghiệp có giá trị từ 5.000.000 đồng trở lên cho mỗi lần phát sinh bắt buộc phải sở hữu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng...) thì mới đủ tiêu chuẩn tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Hệ quả áp dụng thực tế đối với tiền lương từ năm 2026:

• Khi doanh nghiệp tiến hành thanh toán thù lao cho người lao động với định mức từng lần từ 5.000.000 đồng trở lên, công ty bắt buộc phải thực hiện chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng.
• Tình huống doanh nghiệp trích trả tiền lương từng lần từ 5.000.000 đồng trở lên bằng hình thức tiền mặt thì toàn bộ khoản chi thù lao đó sẽ bị cơ quan Thuế loại bỏ, không chấp thuận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

I. Khung quy định chung về phương thức trích trả thù lao

Chiểu theo Điều 96 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, các bên thực hiện quyền nghĩa vụ theo nguyên tắc:

• Chủ doanh nghiệp và người lao động có quyền bàn bạc, thống nhất lựa chọn hình thức trả thù lao dựa trên thời gian công tác, số lượng sản phẩm hoàn thành hoặc giao khoán trọn gói công việc.
• Tiền lương được phép giải ngân bằng tiền mặt hoặc thông qua tài khoản cá nhân của nhân sự mở tại tổ chức tín dụng/ngân hàng.
• Trường hợp lựa chọn phương thức thanh toán qua tài khoản ngân hàng, đơn vị sử dụng lao động có nghĩa vụ chi trả toàn bộ các khoản phí liên quan đến việc thiết lập tài khoản và phí chuyển khoản tiền lương hằng kỳ.

II. Chỉ dẫn chi tiết cách tính và áp dụng các hình thức trả lương

Căn cứ vào đặc thù vận hành và mô hình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cụ thể hóa các phương thức tính thù lao trong hợp đồng lao động theo chỉ dẫn tại Điều 54 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

1. Phương thức tính thù lao dựa trên thời gian làm việc

Áp dụng cho nhóm nhân sự nhận lương căn cứ vào quỹ thời gian cống hiến thực tế (tháng, tuần, ngày, giờ) được giao ước trong hợp đồng:

2. Phương thức tính thù lao dựa trên sản phẩm

Áp dụng cho nhóm nhân sự nhận lương căn cứ trực tiếp vào kết quả đầu ra. Tiền lương được trích trả dựa trên mức độ hoàn thành về cả số lượng lẫn chất lượng của thành phẩm, chiếu theo hạn mức định biên lao động và đơn giá sản phẩm đã được phê duyệt, giao phó.

3. Phương thức tính thù lao khoán việc

Áp dụng cho nhóm nhân sự nhận việc theo gói, khối lượng công việc. Tiền thù lao được giải ngân căn cứ vào biên độ khối lượng, tiêu chuẩn chất lượng của phần việc và thời hạn hoàn thành mục tiêu đã cam kết giữa hai bên.