1. Quy định về trách nhiệm thiết lập hệ thống thang lương, bảng lương và hạn mức lao động

Căn cứ theo Điều 93 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 điều chỉnh về nội dung này như sau:

Điều 93. Thiết lập hệ thống thang lương, bảng lương và định mức lao động

1. Đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương cùng định mức lao động nhằm làm căn cứ tuyển dụng, bố trí nhân sự, thương lượng mức thù lao theo vị trí công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và thực hiện trích trả lương cho người lao động.

2. Định mức lao động phải dựa trên năng suất trung bình nhằm bảo đảm phần lớn nhân sự hoàn thành được mà không phải gia tăng thời gian làm việc tiêu chuẩn, đồng thời phải tiến hành áp dụng thử nghiệm trước khi chính thức ban hành.

3. Chủ doanh nghiệp có nghĩa vụ lấy ý kiến đóng góp của tổ chức đại diện tập thể người lao động tại cơ sở (đối với những nơi đã thành lập tổ chức này) trong quá trình thiết lập thang lương, bảng lương và hạn mức lao động.

Hệ thống thang bảng lương cùng định mức lao động phải được thông báo công khai tại cơ sở làm việc trước thời điểm áp dụng.

Tóm tắt nghiệp vụ vận hành: Ở thời điểm hiện tại, công ty không có nghĩa vụ phải nộp hệ thống thang bảng lương lên Cơ quan Quản lý Nhà nước về Lao động (LĐTBXH) như quy định trước đây. Thay vào đó, đơn vị chỉ cần hoàn thiện việc thiết lập, lưu trữ nội bộ tại doanh nghiệp và tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Thông báo công khai tại địa điểm làm việc trước khi đi vào vận hành thực tế.

• Lưu trữ đầy đủ tại cơ sở để sẵn sàng xuất trình, giải trình khi cơ quan chức năng tiến hành thanh tra, kiểm tra.

• Tiến hành tham khảo ý kiến của ban đại diện nhân sự tại cơ sở đối với các đơn vị đã thành lập tổ chức đại diện người lao động.

2. Chế tài xử phạt lỗi không lập thang bảng lương và định mức lao động

Dựa vào Khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP điều chỉnh về chế tài xử phạt các vi phạm liên quan đến thù lao lao động, khung phạt cụ thể quy định như sau:

Áp dụng hình thức phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với chủ thể sử dụng lao động phát sinh một trong các lỗi sau:

a) Né tránh, không niêm yết thông báo công khai tại địa điểm làm việc trước khi áp dụng các văn bản: thang lương, bảng lương; định mức lao động; quy chế thưởng.

b) Hoàn toàn không thiết lập hệ thống thang lương, bảng lương hoặc hạn mức lao động; không tổ chức áp dụng thử nghiệm định mức lao động trước khi chính thức ban hành.

c) Không tổ chức tham khảo ý kiến của ban đại diện nhân sự tại cơ sở (đối với những nơi đã thành lập tổ chức này) khi xây dựng hệ thống thang bảng lương, định mức lao động hoặc quy chế khen thưởng.

d) Không cấp phát bảng kê chi tiết tiền lương hoặc thực hiện thông báo bảng kê trích trả thù lao cho người lao động nhưng không đúng biểu mẫu quy định.

đ) Không thực hiện nguyên tắc đối xử bình đẳng về thù lao hoặc có hành vi phân biệt giới tính đối với các nhân sự đảm nhiệm phần việc có giá trị tương đương nhau.

3. Khung phạt đối với lỗi không trích trả hoặc trích trả thiếu tiền lương

Căn cứ Khoản 2 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, áp dụng hình thức phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi vi phạm sau:

• Thanh toán thù lao không đúng thời hạn quy định của pháp luật.
• Không thực hiện chi trả hoặc chi trả thiếu tiền lương cho nhân sự so với các nội dung đã giao ước trong hợp đồng lao động.
• Không thanh toán hoặc thanh toán thiếu tiền lương tăng ca, làm thêm giờ.
• Không thanh toán hoặc thanh toán thiếu tiền thù lao làm việc vào khung giờ ban đêm.
• Không thực hiện trích trả hoặc trích trả thiếu tiền lương trong thời gian ngừng việc của người lao động căn cứ theo luật định.
• Có hành vi hạn chế hoặc can thiệp vào quyền tự chủ chi tiêu tiền lương của nhân sự.
• Ép buộc, cưỡng chế người lao động phải sử dụng tiền lương để mua sắm sản phẩm, trải nghiệm dịch vụ của chính chủ doanh nghiệp hoặc của các đơn vị do chủ doanh nghiệp chỉ định.
• Thực hiện khấu trừ tiền thù lao của nhân sự trái với các quy định pháp luật.
• Không chi trả hoặc chi trả thiếu tiền lương quy chuẩn cho nhân sự trong quãng thời gian tạm thời điều động làm phần việc khác so với hợp đồng lao động hoặc trong giai đoạn tổ chức đình công.
• Không thanh toán hoặc thanh toán thiếu tiền thù lao tương ứng cho người lao động đối với những ngày chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa dùng hết số ngày nghỉ phép năm khi nhân sự chấm dứt hợp đồng, nghỉ việc hoặc mất việc làm.
• Không thực hiện tạm ứng hoặc tạm ứng thiếu tiền lương cho nhân sự trong giai đoạn bị tạm đình chỉ công tác căn cứ theo luật định.
• Không hoàn trả đầy đủ tiền lương cho người lao động cho thời gian bị tạm dừng công việc đối với tình huống nhân sự được kết luận không bị xử lý kỷ luật lao động.

Định mức xử phạt cụ thể được tính dựa trên quy mô nhân sự bị xâm phạm quyền lợi như sau:

a) Phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với lỗi vi phạm ảnh hưởng từ 01 người đến 10 người lao động.

b) Phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với lỗi vi phạm ảnh hưởng từ 11 người đến 50 người lao động.

c) Phạt từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với lỗi vi phạm ảnh hưởng từ 51 người đến 100 người lao động.

d) Phạt từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với lỗi vi phạm ảnh hưởng từ 101 người đến 300 người lao động.

đ) Phạt từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với lỗi vi phạm ảnh hưởng từ 301 người lao động trở lên.

4. Khung phạt đối với lỗi trả lương thấp hơn sàn lương tối thiểu vùng

Tình huống đơn vị sử dụng lao động trích trả lương thấp hơn hạn mức sàn tối thiểu vùng do Chính phủ ban hành cũng sẽ bị xử lý chế tài. Định mức xử phạt nằm trong khoảng từ 20.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng căn cứ cụ thể vào số lượng người lao động bị ảnh hưởng.

5. Khung phạt lỗi không bù đắp cấu phần bảo hiểm vào thù lao đối với nhân sự vãng lai, thử việc độc lập

Áp dụng hình thức phạt tiền đối với người sử dụng lao động phát sinh lỗi không chi trả hoặc chi trả thiếu cùng kỳ lương một khoản tiền bổ sung cho nhân sự tương đương với tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp thuộc trách nhiệm của chủ doanh nghiệp dành cho nhóm đối tượng không nằm trong diện tham gia bảo hiểm bắt buộc theo luật định, phân bổ theo các định mức sau:

a) Phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng nếu vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động.

b) Phạt từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng nếu vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động.

c) Phạt từ 8.000.000 đồng đến 12.000.000 đồng nếu vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động.

d) Phạt từ 12.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng nếu vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động.

đ) Phạt từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng nếu vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

6. Các chế tài khắc phục hậu quả bắt buộc

Bên cạnh hình thức phạt tiền, đơn vị vi phạm bắt buộc phải hoàn tất các biện pháp sau để khôi phục quyền lợi cho người lao động:

a) Ép buộc đơn vị sử dụng lao động phải hoàn trả trọn vẹn số tiền thù lao còn thiếu gộp chung với phần tiền lãi phát sinh từ số tiền lương trả chậm, trả thiếu cho nhân sự. Tiền lãi được tính toán căn cứ theo khung lãi suất tiền gửi không kỳ hạn ở mức cao nhất do các ngân hàng thương mại quốc doanh công bố tại thời điểm ban hành quyết định xử phạt (áp dụng đối với các lỗi vi phạm thuộc khoản 2 và khoản 3 nêu trên).

b) Ép buộc đơn vị sử dụng lao động phải bồi hoàn đầy đủ khoản tiền tương đương với tỷ lệ trích đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp gộp chung với phần tiền lãi phát sinh từ số tiền đó. Cách thức tính lãi suất dựa trên khung tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt để hoàn trả trực tiếp cho người lao động (áp dụng đối với lỗi vi phạm thuộc khoản 4 nêu trên).

⚠️ Quy tắc cốt lõi cần đặc biệt ghi nhớ: Toàn bộ các định mức xử phạt bằng tiền được ghi nhận ở phía trên đều là chế tài mặc định áp dụng đối với Cá nhân sử dụng lao động. Trường hợp chủ thể có hành vi vi phạm là Tổ chức (bao gồm cả Doanh nghiệp) thì mức phạt tiền thực tế sẽ bằng 02 lần (nhân đôi) so với khung phạt của cá nhân (Căn cứ theo quy định tại khoản 1 điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).