Điểm lưu ý quan trọng áp dụng cho năm 2026

Kể từ ngày 01/07/2025 (theo quy định tại Nghị định 129/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền quản lý), trách nhiệm tiếp nhận và tổng hợp báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ của doanh nghiệp đã được chuyển giao từ Sở Lao động - Thương binh và Xã hội sang Sở Nội vụ. Do đó, trong năm 2026 này, toàn bộ hồ sơ báo cáo của đơn vị phải được gửi về đầu mối mới là Sở Nội vụ.

1. Quy định về thiết lập và cập nhật Sổ quản lý nhân sự

Căn cứ theo Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về việc xây dựng hệ thống sổ theo dõi lao động tại cơ sở kinh doanh:

• Thời hạn lập sổ: Trong vòng 30 ngày kể từ thời điểm doanh nghiệp chính thức khai trương hoặc bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động bắt buộc phải hoàn thành việc thiết lập sổ quản lý nhân sự tại trụ sở chính, văn phòng đại diện hoặc các chi nhánh trực thuộc.
• Hình thức lưu trữ: Doanh nghiệp có toàn quyền chủ động lựa chọn phương thức quản lý bằng văn bản giấy hoặc hệ thống dữ liệu điện tử sao cho tương thích với quy mô vận hành của mình.
• Các trường thông tin bắt buộc: Sổ theo dõi phải cập nhật đầy đủ dữ liệu cốt lõi của người lao động bao gồm:
• Thông tin cá nhân cơ bản: Họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số thẻ CCCD/Thẻ căn cước hoặc hộ chiếu.
• Thông tin chuyên môn và vị trí: Trình độ chuyên môn kỹ thuật, bậc kỹ năng nghề, chức danh/vị trí việc làm, loại hợp đồng lao động đã giao kết.
• Quá trình công tác và đãi ngộ: Thời điểm bắt đầu làm việc, mức tiền lương, lộ trình tăng bậc/nâng thù lao, số ngày nghỉ phép trong năm, quỹ giờ làm thêm.
• Thông tin phát sinh khác: Quá trình đào tạo nâng cao tay nghề, hình thức kỷ luật lao động/trách nhiệm vật chất, tình hình tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp.
• Thông tin chấm dứt: Thời điểm khép lại hợp đồng lao động và lý do cụ thể.​

​ Nghĩa vụ cập nhật và xuất trình: Kế toán hoặc bộ phận HR có trách nhiệm hoàn thiện, nhập đầy đủ các danh mục thông tin nêu trên ngay từ ngày đầu tiên nhân sự đến nhận việc. Đồng thời, phải lưu trữ cẩn thận và sẵn sàng xuất trình đầy đủ cho các cơ quan quản lý nhà nước khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra.

2. Quy định về báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ

Căn cứ Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP) và hướng dẫn điều chỉnh thẩm quyền tại Nghị định 129/2025/NĐ-CP:

2.1. Đối với doanh nghiệp mới thành lập

Các cơ sở kinh doanh mới thành lập không cần thực hiện thủ tục khai trình lao động độc lập như trước đây. Khi hoàn tất quy trình đăng ký thành lập công ty hoặc mở chi nhánh/văn phòng đại diện tại Cơ quan Đăng ký kinh doanh, hệ thống đã tự động liên thông dữ liệu khai trình đầu vào với cơ quan BHXH và cơ quan quản lý lao động.

2.2. Đối với báo cáo biến động lao động định kỳ (6 tháng & hằng năm)

Hằng năm, đơn vị sử dụng lao động có nghĩa vụ hoàn thành báo cáo tình hình tăng, giảm nhân sự theo quy trình sau:

• Thời hạn nộp hồ sơ:

1. Báo cáo giai đoạn 6 tháng đầu năm: Hoàn thành trước ngày 05 tháng 6.
2. Báo cáo tổng kết hằng năm: Hoàn thành trước ngày 05 tháng 12.

• Hình thức và địa điểm nộp:

1. Phương thức ưu tiên: Khai báo trực tuyến qua hệ thống Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo biểu mẫu quy chuẩn Mẫu số 01/PLI gửi trực tiếp về Sở Nội vụ, đồng thời thực hiện thông báo đến cơ quan BHXH khu vực nơi đặt văn phòng/trụ sở.
2. Phương thức dự phòng: Trường hợp hệ thống mạng gặp sự cố không thể thao tác trực tuyến, doanh nghiệp gửi hồ sơ bằng văn bản giấy trực tiếp đến Sở Nội vụ và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội địa phương.
3. Lưu ý đối với Khu công nghiệp/Khu kinh tế: Nếu nhân sự làm việc bên trong khuôn viên các khu công nghiệp, khu chế xuất hoặc khu kinh tế, ngoài việc gửi báo cáo cho Sở Nội vụ và cơ quan BHXH, doanh nghiệp bắt buộc phải gửi thêm 01 bản cho Ban quản lý Khu công nghiệp/Khu kinh tế để phối hợp theo dõi.

3. Khung xử phạt hành chính đối với các vi phạm về sổ sách và báo cáo lao động

Căn cứ theo nội dung điều chỉnh tại Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, các sai phạm của người sử dụng lao động sẽ bị áp dụng chế tài xử phạt cụ thể như sau:

Khung phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng:

Áp dụng đối với chủ thể có một trong các lỗi:

• Né tránh hoặc không thực hiện thủ tục khai trình tình hình sử dụng lao động theo đúng thời hạn quy định.
• Phát sinh hành vi trục lợi, thu tiền của ứng viên tham gia vào quy trình tuyển dụng lao động của đơn vị.
• Không ghi nhận, không cập nhật hoặc nhập thiếu sót các trường dữ liệu bắt buộc của nhân sự vào sổ quản lý lao động kể từ ngày họ bắt đầu làm việc.
• Từ chối xuất trình hoặc không cung cấp được sổ quản lý lao động khi có yêu cầu kiểm tra từ các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Khung phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng:

Áp dụng đối với chủ thể có một trong các lỗi:

• Có hành vi phân biệt đối xử trong môi trường lao động (trừ các trường hợp đặc biệt đã cấu thành khung phạt riêng tại các điều khoản khác của Nghị định).
• Bố trí nhân sự chưa qua trường lớp đào tạo hoặc chưa sở hữu chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia vào đảm nhiệm những vị trí, công việc bắt buộc phải dùng lao động có chuyên môn theo danh mục quy định.
• Trễ hạn hoặc hoàn toàn không nộp Báo cáo tình hình biến động lao động định kỳ 6 tháng và hằng năm về cơ quan quản lý.
• Không thiết lập hệ thống sổ quản lý lao động, lập sổ trễ hạn so với mốc 30 ngày quy định, hoặc nội dung sổ bỏ sót các thông tin cốt lõi bắt buộc theo luật pháp.

Khung phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng:

Áp dụng đối với hành vi lôi kéo, dụ dỗ, hứa hẹn hão huyền, đưa thông tin quảng cáo gian dối hoặc áp dụng các mánh khóe khác để lừa gạt, tuyển dụng người lao động với mục đích cưỡng bức lao động, bóc lột sức lao động nhưng chưa đến ngưỡng bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Biện pháp khắc phục hậu quả bắt buộc: Đơn vị sử dụng lao động phát sinh lỗi thu tiền của ứng viên khi tuyển dụng (khoản 1) bắt buộc phải bồi hoàn toàn bộ số tiền đã thu bất hợp pháp trả lại cho người lao động.

(Lưu ý: Mức phạt tiền quy định trên đây áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Đối với tổ chức, doanh nghiệp, khung phạt tiền sẽ nhân đôi, tức là tối đa lên đến 20.000.000 đồng cho lỗi vi phạm về sổ sách và báo cáo lao động).