1. Tiêu chuẩn và quy định về việc trích lập quỹ dự phòng tiền lương

Chiểu theo quy định tại điểm 2.6 khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ghi nhận rõ:

c) Các khoản chi trả tiền lương, tiền thù lao và những khoản phụ cấp có nghĩa vụ thanh toán cho nhân sự nhưng tính đến thời điểm hết hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế vẫn chưa thực chi, ngoại trừ tình huống doanh nghiệp có thực hiện trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm kế tiếp liền kề. Quy mô dự phòng hằng năm do đơn vị tự quyết định nhưng tối đa không vượt quá 17% quỹ tiền lương thực tế thực hiện.

• Quỹ tiền lương thực tế thực hiện: Được xác định là tổng số tiền thù lao thực tế đã thanh toán của năm quyết toán đó tính đến ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ quyết toán theo luật định (số liệu này không gộp các khoản trích lập từ quỹ dự phòng thù lao của năm trước đó đem chi trong năm quyết toán thuế này).
• Điều kiện về kết quả kinh doanh: Việc thiết lập khoản dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi thực hiện trích lập, cơ sở kinh doanh không bị rơi vào trạng thái thua lỗ. Trường hợp đơn vị phát sinh lỗ thì không được phép trích lập đủ hạn mức tối đa 17%.
• Thời hạn sử dụng quỹ: Tình huống năm trước đơn vị có lập quỹ dự phòng thù lao mà sau thời hạn 06 tháng, kể từ ngày khép lại năm tài chính doanh nghiệp vẫn chưa đem ra sử dụng hoặc sử dụng không hết nguồn dự phòng này thì công ty phải thực hiện ghi giảm chi phí của năm kế tiếp.

Ví dụ minh họa tính toán: Khi tiến hành nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2024, Công ty Kế toán Thiên Ưng có thực hiện trích lập dự phòng tiền lương là 10 tỷ đồng.

• Đến ngày 30/06/2025 (đối với doanh nghiệp lựa chọn kỳ tính thuế dựa theo năm dương lịch), doanh nghiệp mới thực chi từ nguồn quỹ dự phòng tiền lương năm 2024 là 7 tỷ đồng.
• Như vậy, đơn vị bắt buộc phải thực hiện ghi giảm chi phí thù lao của năm sau (năm 2025) là: 10 tỷ – 7 tỷ = 3 tỷ đồng.
• Khi thiết lập hồ sơ quyết toán năm 2025, nếu đơn vị có nhu cầu lập dự phòng thì tiếp tục thực hiện trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo luật định.

Tóm tắt điều kiện cốt lõi để được lập quỹ dự phòng:

• Tỷ lệ trích lập quỹ dự phòng tiền lương cho năm sau liền kề tối đa không quá 17% quỹ lương thực tế đã chi trả trong năm.
• Sau khi thực hiện trích lập phải bảo đảm cơ sở kinh doanh không bị thua lỗ (Nếu phát sinh lỗ thì quy mô trích phải nhỏ hơn 17%).
• Sau thời hạn 6 tháng (kể từ ngày khép lại năm tài chính) nếu không đem ra dùng hết thì bắt buộc phải hạch toán giảm chi phí của năm sau.

Danh mục hồ sơ chứng từ phục vụ trích lập (Tham khảo):

• Phải được ghi nhận rõ ràng bên trong Quy chế chi trả lương thưởng hoặc quy chế quản trị tài chính của đơn vị (Xác định rõ thời điểm cần lập và tỷ lệ dự kiến trích lập).
• Cần thiết lập 01 Tờ trình phân tích về phương án trả lương năm sau có nhu cầu sử dụng đến nguồn quỹ dự phòng thù lao này.
• Khi thực hiện lập quỹ thì cần có Phiếu chi/Phiếu kế toán đi kèm 01 Văn bản Quyết định của Giám đốc về việc trích lập (Nêu rõ quy mô trích lập, phương án sử dụng...).

Thông tin tham khảo thêm về khoản trích trước tiền thưởng: Chiểu theo Công văn 56018/CT-TTHT ngày 17/08/2017 do Cục thuế TP. Hà Nội ban hành:

• Trường hợp đơn vị có thực hiện trích trước khoản tiền thưởng hiệu suất công việc trong năm tài chính nhưng tính đến thời điểm hết hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN mà doanh nghiệp chưa thực chi, thì khoản trích trước này không đủ tiêu chuẩn để ghi nhận vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN của năm phát sinh khoản trích trước đó.
• Dù vậy, đến kỳ tính thuế của năm tài chính kế tiếp, nếu công ty tiến hành thực chi khoản tiền thưởng hiệu suất của năm tài chính trước đó, thì đơn vị được phép tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của kỳ tính thuế thực tế chi tiền, miễn là bảo đảm đầy đủ hồ sơ chứng từ theo luật định.

2. Phương pháp định khoản kế toán trích lập quỹ dự phòng tiền lương

Ghi chú nghiệp vụ: Hiện nay chưa ban hành văn bản pháp lý chuyên biệt nào hướng dẫn chi tiết về phương pháp định khoản trích lập quỹ dự phòng thù lao. Dưới đây là nội dung tổng hợp của Kế toán Thiên Ưng để các bạn tham khảo dựa trên quy định chung của Điều 62 Thông tư 200/2014/TT-BTC và Điều 47 Thông tư 133/2016/TT-BTC:

Các khoản dự phòng phải trả thường bao gồm các khoản dự phòng phải trả khác (như dự phòng trợ cấp thôi việc theo luật định, dự phòng sửa chữa bảo dưỡng tài sản cố định định kỳ, dự phòng đối với hợp đồng có rủi ro lớn...). Trong đó, Tài khoản 3524 - Dự phòng phải trả khác được dùng để phản ánh các khoản dự phòng ngoài các danh mục đã được phân phối riêng.

Bút toán định khoản cụ thể:

Khi tiến hành trích lập dự phòng phải trả khác, kế toán ghi:

• Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
• Có TK 3524 - Dự phòng phải trả khác.

Khi thực tế phát sinh các khoản chi phí liên quan đến nguồn dự phòng phải trả đã lập, kế toán ghi:

• Nợ TK 3524 - Dự phòng phải trả khác
• Có các TK 334...

Tình huống năm kế tiếp (sau thời hạn 6 tháng) không sử dụng hết nguồn dự phòng, kế toán thực hiện ghi giảm chi phí:

• Nợ TK 3524 - Dự phòng phải trả khác
• Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Tham khảo hướng dẫn của Cục Thuế tại Công văn 368/CT-TTHT ngày 19/03/2012 (Cục thuế Long An):

V/v trích lập quỹ dự phòng bổ sung vào quỹ lương của năm sau liền kề: "Căn cứ quy định trên, trường hợp Công ty có phát sinh trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề thì thực hiện theo hướng dẫn trên. Doanh nghiệp có thể nghiên cứu thêm ví dụ trong Thông tư số 18/2011/TT-BTC nêu trên để thực hiện.

Tài khoản hạch toán khoản trích lập quỹ dự phòng:

• Nợ TK 642

• Có TK 352

Về mặt thủ tục chứng từ: Công ty cần có Phiếu kế toán để tính toán tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm sau liền kề."

3. Quy định về việc thiết lập quỹ dự phòng thù lao tại các đơn vị sự nghiệp

Chiểu theo Công văn 1546/TCT-CS ngày 19/04/2019 do Tổng cục Thuế ban hành, quỹ bổ sung thu nhập và quỹ dự phòng tiền lương là hai loại hình quỹ sở hữu nguồn hình thành và mục đích chi trả hoàn toàn tách biệt:

• Quỹ bổ sung thu nhập: Được dùng với mục đích chi trả bổ sung, gia tăng mức thu nhập cho nhân sự nhằm khích lệ tinh thần làm việc để hoàn thành các nhiệm vụ được giao.
• Quỹ dự phòng tiền lương: Được trích lập nhằm đắp vào quỹ tiền lương của năm kế tiếp liền kề, bảo đảm hoạt động chi trả lương cho người lao động diễn ra liên tục, không bị đứt quãng.

Cơ chế áp dụng cho từng phương pháp tính thuế của ĐVSN:

• Đối với phương pháp tính thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu: Các đơn vị sự nghiệp công lập trong khối sự nghiệp kinh tế và các ngành sự nghiệp khác nếu thực hiện kê khai nộp thuế TNDN theo phương pháp này thì không có nền tảng để thực hiện trích lập và sử dụng quỹ dự phòng tiền lương.
• Đối với phương pháp kê khai: Các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc khối sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác vận hành đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ và thực hiện nộp thuế TNDN áp dụng phương pháp kê khai, nếu tiến hành lập và sử dụng quỹ dự phòng tiền lương phù hợp theo nội dung tại Thông tư số 96/2015/TT-BTC thì khoản này sẽ được ghi nhận vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.