1. Quy chế về việc thiết lập quỹ dự phòng tiền thù lao:

Chiểu theo nội dung tại điểm 2.6 khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn:

c) Các khoản chi trả thù lao, tiền công cùng những khoản phụ cấp có nghĩa vụ thanh toán cho nhân sự nhưng tính đến lúc hết kỳ hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế vẫn chưa chi, ngoại trừ tình huống đơn vị kinh doanh có thực hiện lập nguồn dự phòng nhằm đắp vào quỹ tiền lương của năm kế tiếp liền kề. Quy mô dự phòng mỗi năm do công ty tự định đoạt nhưng tối đa không vượt mức 17% quỹ tiền lương thực tế thực hiện.

• Quỹ tiền thù lao thực hiện được hiểu là tổng số tiền lương thực tế đã trích trả của năm quyết toán đó tính đến ngày cuối cùng của hạn nộp hồ sơ quyết toán theo luật định (không tính gộp lượng tiền trích lập từ quỹ dự phòng thù lao của năm trước đem chi trong năm quyết toán thuế này).
• Việc thiết lập dự phòng tiền lương phải bảo đảm sau khi thực hiện, công ty không lâm vào tình trạng thâm hụt kinh doanh, nếu đơn vị bị tổn thất hoặc lỗ thì không được phép trích lập trọn vẹn tỷ lệ 17%.
• Tình huống năm cũ cơ sở kinh doanh có thiết lập nguồn dự phòng thù lao mà sau thời hạn 06 tháng, tính từ ngày khép lại năm tài chính đơn vị vẫn chưa đem ra dùng hoặc dùng không cạn nguồn dự phòng này thì công ty bắt buộc phải thực hiện ghi giảm chi phí của năm tiếp theo.

Minh họa cụ thể: Khi gửi hồ sơ quyết toán thuế năm 2024, Công ty Kế toán Thuế Đà Nẵng có thiết lập nguồn dự phòng tiền thù lao là 10 tỷ đồng.

• Tính đến ngày 30/06/2025 (áp dụng cho trường hợp đơn vị thực hiện chu kỳ tính thuế theo năm dương lịch), doanh nghiệp mới giải ngân lượng tiền từ quỹ dự phòng thù lao năm 2024 là 7 tỷ đồng.
• Khi đó, tổ chức phải thực hiện hạch toán giảm chi phí tiền thù lao của năm tiếp theo (năm 2025) là: 10 tỷ – 7 tỷ = 3 tỷ đồng.
• Lúc thiết lập hồ sơ quyết toán năm 2025 nếu công ty có nguyện vọng dự phòng thì tiếp tục thực hiện lập quỹ dự phòng tiền thù lao theo luật định.

Do đó, tiêu chuẩn để thiết lập quỹ dự trữ tiền lương cụ thể gồm:

• Quy mô lập quỹ dự trữ thù lao cho năm kế tiếp tối đa không vượt quá 17% quỹ lương thực tế thực hiện trong năm.
• Sau khi hoàn thành trích lập phải bảo đảm đơn vị kinh doanh không bị thâm hụt tài chính (Nếu phát sinh lỗ thì tỷ lệ trích phải nhỏ hơn hạn mức 17%).
• Sau thời hạn 06 tháng (tính từ mốc khép lại năm tài chính) nếu không đem ra dùng hết thì bắt buộc phải ghi giảm chi phí của năm kế sau.

Hồ sơ chứng từ phục vụ lập dự phòng quỹ tiền thù lao (tham khảo):

• Phải được ghi nhận rõ ràng bên trong Quy chế trích trả lương thưởng hoặc quy định tài chính của doanh nghiệp (Xác định mốc thời gian cần lập và quy mô dự kiến trích lập).
• Cần thiết lập 01 Bản tờ trình phân tích về phương án chi trả thù lao năm sau có nhu cầu sử dụng tới nguồn quỹ dự phòng này.
• Khi tiến hành lập quỹ thì cần lập Phiếu chi/Phiếu kế toán đi kèm 01 Quyết định của Giám đốc về việc phê duyệt trích lập: Định mức trích, phương án sử dụng...

Thông tin tham khảo thêm về việc trích trước tiền thưởng:

Chiểu theo Công văn 56018/CT-TTHT ban hành ngày 17/8/2017 bởi Cục thuế TP. Hà Nội:

• Tình huống Công ty có thực hiện ghi nhận trước khoản tiền thưởng hiệu suất công việc trong năm tài chính nhưng tính tới kỳ hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN đơn vị vẫn chưa thực tế chi, thì khoản trích trước này không thỏa mãn tiêu chuẩn để ghi nhận vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của năm phát sinh khoản trích trước đó.
• Dù vậy, bước sang kỳ tính thuế của năm tài chính kế sau, nếu tổ chức tiến hành thực chi khoản tiền thưởng hiệu suất của năm tài chính trước thì doanh nghiệp được phép đưa vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN của giai đoạn thực chi, miễn là trang bị đầy đủ hóa đơn chứng từ chứng minh và phù hợp theo quy định của pháp luật.

2. Phương pháp định khoản kế toán trích lập quỹ dự phòng tiền thù lao:

Ghi chú nghiệp vụ: Cho đến nay chưa ban hành văn bản pháp quy riêng biệt nào hướng dẫn chi tiết về việc định khoản lập dự phòng tiền lương. Dưới đây là nội dung tổng hợp từ Kế toán Thuế Đà Nẵng để các bạn tiện đối chiếu tham khảo:

Dựa theo nội dung tại Điều 62 Thông tư 200/2014/TT-BTC và Điều 47 Thông tư 133/2016/TT-BTC chỉ dẫn, các danh mục dự phòng phải trả thông thường gồm có:

• Dự phòng phải trả khác, tính gộp cả khoản dự phòng trợ cấp mất việc/thôi việc tuân thủ pháp luật lao động, khoản dự phòng cho công tác trùng tu, bảo dưỡng tài sản cố định theo chu kỳ (đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật), khoản dự phòng phải trả liên quan tới các hợp đồng chứa đựng rủi ro lớn mà trong đó phần chi phí bắt buộc phải bỏ ra cho các nghĩa vụ thuộc hợp đồng vượt trội so với các lợi ích kinh tế kỳ vọng thu về từ chính hợp đồng đó;
• Tài khoản 3524 - Dự phòng phải trả khác: Tài khoản này dùng để phản ánh những khoản dự phòng phải trả khác tuân thủ pháp luật ngoài các danh mục dự phòng đã được thể hiện ở phía trên, ví dụ như chi phí phục hồi môi trường, chi phí dọn dẹp, tái tạo và trả lại mặt bằng, dự phòng trợ cấp thôi việc căn cứ theo Luật lao động, chi phí sửa chữa nâng cấp tài sản cố định theo định kỳ...

Phương pháp hạch toán ghi sổ quỹ dự phòng tiền thù lao:

Khi thực hiện trích lập khoản dự phòng phải trả khác, ghi nhận:

• Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
• Có TK 3524 - Dự phòng phải trả khác.

Khi thực tế phát sinh các khoản chi phí gắn liền với danh mục dự phòng phải trả đã lập, ghi nhận:

• Nợ TK 3524 - Dự phòng phải trả khác
• Có các TK 334...

Tình huống năm kế tiếp (sau mốc 06 tháng) chưa đem ra dùng hết thì tiến hành định khoản giảm chi phí, ghi nhận:

• Nợ TK 3524 - Dự phòng phải trả khác.
• Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Các bạn có thể tra cứu thêm tại Công văn 368/CT-TTHT ban hành ngày 19/3/2012 bởi Cục thuế Long An về việc lập nguồn quỹ dự phòng bổ sung vào quỹ thù lao của năm kế sau, nội dung cụ thể gồm: "Dựa vào các quy định phía trên, tình huống Doanh nghiệp có phát sinh hoạt động thiết lập quỹ dự phòng nhằm bổ sung vào quỹ tiền thù lao của năm tiếp sau thì tiến hành theo chỉ dẫn này. Đơn vị kinh doanh có thể tìm hiểu thêm nội dung minh họa tại Thông tư số 18/2011/TT-BTC nêu trên để áp dụng.

Tài khoản phục vụ định khoản khoản trích lập quỹ dự trữ:

• Nợ TK 642
• Có TK 352

Về phương diện hồ sơ chứng từ: Công ty cần thiết lập Phiếu kế toán phục vụ việc tính toán lượng tiền trích lập quỹ dự phòng thù lao cho năm tiếp theo."

=> Nếu các bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm về phương pháp định khoản dự phòng bảo hành sản phẩm hàng hóa, dự phòng bảo hành hạng mục xây dựng, dự phòng phải trả khác… thì mời các bạn tham khảo tại đây: Cách hạch toán dự phòng phải trả TK 352

3. Hướng dẫn về việc lập quỹ dự phòng thù lao đối với đơn vị sự nghiệp công lập:

Chiểu theo Công văn 1546/TCT-CS phát hành ngày 19/4/2019 bởi Tổng cục Thuế, quỹ gia tăng thu nhập và quỹ dự trữ tiền lương là hai dạng quỹ sở hữu nguồn gốc trích lập cùng mục tiêu chi trả hoàn toàn tách biệt:

• Quỹ gia tăng thu nhập: Được lập với mục đích chi trả thêm, gia tăng quy mô thu nhập cho người lao động nhằm khích lệ tinh thần nhân sự nỗ lực hoàn thành các trọng trách được giao.
• Quỹ dự phòng tiền thù lao: Được dùng nhằm đắp vào quỹ tiền lương của năm kế sau, bảo đảm hoạt động thanh toán lương cho nhân sự diễn ra liên tục, không bị đứt quãng.

Cơ chế áp dụng cụ thể:

• Đối với nguồn quỹ gia tăng thu nhập: Các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc khối sự nghiệp kinh tế cùng các ngành sự nghiệp khác nếu tiến hành lập và chi dùng quỹ gia tăng thu nhập thì tuân thủ đúng nội dung tại Nghị định số 141/2016/NĐ-CP ngày 10/10/2016 của Chính phủ, Thông tư số 145/2017/TT-BTC ngày 29/12/2017 của Bộ Tài chính cùng những văn bản liên quan.
• Đối với nguồn quỹ dự phòng tiền thù lao: Tình huống các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc khối sự nghiệp kinh tế cùng các ngành sự nghiệp khác thực hiện kê khai nộp thuế TNDN áp dụng phương pháp tỷ lệ % tính trên doanh thu thì không có cơ sở để tính toán lập và chi dùng quỹ dự phòng tiền thù lao.
• Trường hợp các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc khối sự nghiệp kinh tế cùng các ngành sự nghiệp khác vận hành đầy đủ chế độ kế toán, sổ sách hóa đơn, chứng từ và thực hiện nộp thuế TNDN theo phương thức kê khai, nếu tiến hành trích lập cùng sử dụng quỹ dự phòng thù lao phù hợp theo nội dung tại Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính thì khoản này được chấp thuận tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Đề nghị cơ quan Cục Thuế dựa trên các điều khoản, chỉ dẫn phía trên cùng bối cảnh thực tế tại đơn vị để giải quyết đúng quy định của pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp./.