Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt 2026 mới nhất

Hướng dẫn quy định về các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt mới nhất năm 2026

Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Trong năm 2026, các quy định này được thực hiện đồng bộ theo Nghị định số 181/2025/NĐ-CP (về thuế GTGT), Nghị định số 320/2025/NĐ-CP (về thuế TNDN), Nghị định số 144/2026/NĐ-CP và Nghị định số 52/2024/NĐ-CP.

Dưới đây là cẩm nang tổng hợp chi tiết điều kiện áp dụng, các hình thức hợp lệ và phần đối chiếu lịch sử được biên tập dưới dạng văn bản dòng phân cấp để bạn dễ dàng lưu trữ và sử dụng trực tiếp trên Microsoft Word.

1. Ngưỡng bắt buộc áp dụng thanh toán không dùng tiền mặt năm 2026

Bước sang năm 2026, hạn mức kiểm soát dòng tiền mặt đã được siết chặt đối với cả hai sắc thuế:

Về thuế giá trị gia tăng: Kể từ ngày 01/07/2025, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn GTGT có tổng trị giá thanh toán từng lần từ 05 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Về thuế thu nhập doanh nghiệp: Kể từ ngày 15/12/2025, tất cả các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

2. Định nghĩa và nguyên tắc loại trừ tiền mặt trực tiếp

Căn cứ Khoản 1 Điều 26 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP và Nghị định số 52/2024/NĐ-CP:

Khái niệm chuẩn: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc giải tỏa nghĩa vụ thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hợp pháp thông qua tài khoản của các bên liên quan.

Trường hợp loại trừ tuyệt đối: Hành vi bên mua mang tiền mặt đến ngân hàng để nộp trực tiếp vào tài khoản của bên bán không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt. Chứng từ nộp tiền mặt này bản chất là giao dịch tiền mặt, do đó doanh nghiệp sẽ bị loại thuế khấu trừ và loại chi phí được trừ tương ứng.

3. Tổng hợp 9 hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ năm 2026

Dưới đây là bảng danh mục hệ thống hóa toàn bộ các hình thức thanh toán được pháp luật công nhận là không dùng tiền mặt, đi kèm với điều kiện hồ sơ minh chứng cụ thể:

STT	Hình thức thanh toán	Điều kiện và hồ sơ chứng từ đi kèm bắt buộc
1	Chuyển khoản qua ngân hàng	Có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản bên mua sang tài khoản bên bán. Các hình thức hợp lệ bao gồm: Séc, ủy nhiệm chi (lệnh chi), ủy nhiệm thu (nhờ thu), các loại thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, hoặc ví điện tử (sim điện thoại) được đăng ký hợp pháp.
2	Thanh toán bù trừ hàng hóa	Áp dụng khi bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra hoặc vay mượn hàng. Doanh nghiệp phải quy định cụ thể phương thức này trong hợp đồng kinh tế và phải lập Biên bản đối chiếu số liệu, biên bản xác nhận thanh toán bù trừ giữa hai bên. (Nếu bù trừ công nợ qua bên thứ ba thì phải lập Biên bản bù trừ công nợ có đầy đủ chữ ký của cả ba bên).
3	Bù trừ công nợ tiền vay mượn	Áp dụng khi cấn trừ công nợ mua hàng vào khoản tiền vay, mượn trước đó hoặc nhờ bên mua chi hộ. Doanh nghiệp phải quy định rõ trong hợp đồng kinh tế, đồng thời phải có Hợp đồng vay/mượn tiền bằng văn bản lập trước đó và Chứng từ chuyển tiền ngân hàng minh chứng khi giải ngân khoản vay mượn bằng tiền này.
4	Ủy quyền thanh toán qua bên thứ ba	Áp dụng khi bên bán yêu cầu bên mua chuyển tiền cho một bên thứ ba do bên bán chỉ định. Phương thức ủy quyền hoặc chỉ định này bắt buộc phải được quy định cụ thể bằng văn bản trong hợp đồng kinh tế. Bên thứ ba nhận tiền phải là một pháp nhân hoặc thể nhân đang hoạt động hợp pháp.
5	Thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu	Áp dụng khi doanh nghiệp chi trả tiền mua hàng bằng các công cụ vốn. Phương thức thanh toán này phải được thỏa thuận và ghi nhận cụ thể trong hợp đồng mua bán bằng văn bản được lập trước thời điểm giao dịch.
6	Thanh toán vào tài khoản Kho bạc Nhà nước	Áp dụng khi doanh nghiệp chuyển tiền vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện quyết định cưỡng chế thi hành nghĩa vụ hành chính thuế (thu tiền, tài sản của bên bán do bên mua đang nắm giữ). Doanh nghiệp căn cứ vào Quyết định cưỡng chế của cơ quan nhà nước và Chứng từ chuyển tiền vào Kho bạc để làm căn cứ khấu trừ thuế.
7	Mua hàng trả chậm, trả góp	Áp dụng cho các hợp đồng mua trả chậm, trả góp có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Doanh nghiệp căn cứ vào Hợp đồng mua bán bằng văn bản và Hóa đơn GTGT để kê khai khấu trừ trước. Đến thời điểm thanh toán theo kỳ hạn hợp đồng/phụ lục, doanh nghiệp phải bổ sung chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. (Nếu quá hạn thanh toán mà chi bằng tiền mặt thì phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ tại kỳ phát sinh việc chi tiền mặt đó).
8	Mua hàng hóa, dịch vụ dưới 05 triệu đồng	Đối với hóa đơn từng lần có giá trị dưới 05 triệu đồng (giá đã có thuế) hoặc hàng nhập khẩu là quà biếu, quà tặng, hàng mẫu không phải trả tiền thì doanh nghiệp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán bằng tiền mặt vẫn được khấu trừ thuế và tính chi phí được trừ).
9	Ủy quyền cho người lao động thanh toán	Áp dụng khi doanh nghiệp giao cho nhân viên chi trả hộ bằng hình thức không dùng tiền mặt (như quẹt thẻ cá nhân). Hồ sơ bắt buộc gồm: Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ có quy định điều khoản ủy quyền; Giấy ủy quyền chi tiền; Hóa đơn mua hàng mang tên, MST của doanh nghiệp; Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân; và Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp khi thực hiện hoàn trả lại tiền cho người lao động.

Lưu ý kiểm soát số dư vượt trần: Sau khi doanh nghiệp thực hiện cấn trừ công nợ theo các hình thức đặc thù (tại STT 2, 3, 4, 5), nếu phần giá trị còn lại chưa cấn trừ hết có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì phần còn lại này bắt buộc phải thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt mới được chấp nhận khấu trừ thuế và tính chi phí được trừ.

4. Quy định áp dụng cho thời kỳ lịch sử trước ngày 01/07/2025

Khi tiến hành kiểm tra, rà soát sổ sách hoặc thực hiện kê khai điều chỉnh bổ sung cho các hồ sơ, hóa đơn cũ phát sinh trong giai đoạn lịch sử trước ngày 01/07/2025, Kế Toán Thuế Đà Nẵng cần căn cứ vào các quy tắc tại Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư số 26/2015/TT-BTC và Thông tư số 173/2016/TT-BTC):

Hạn mức kiểm soát cũ: Ngưỡng bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn mua vào thời kỳ này là từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT). Đối với hóa đơn dưới 20 triệu đồng, doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt vẫn được kê khai khấu trừ thuế và tính chi phí hợp lý bình thường.

Nguyên tắc nộp tiền vào tài khoản: Giữ tính nhất quán với quy định mới, việc bên mua mang tiền mặt ra ngân hàng nộp vào tài khoản bên bán không được chấp nhận là chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.

Xử lý tài sản bảo đảm tiền vay: Thời kỳ này hướng dẫn chi tiết trường hợp bán tài sản bảo đảm tiền vay để trừ nợ (tổ chức tín dụng hoặc cơ quan thi hành án tự bán theo ủy quyền) được coi là hình thức thanh toán qua ngân hàng không dùng tiền mặt, bên thế chấp không cần phải xuất hóa đơn GTGT khi bàn giao tài sản.

Quy định trả chậm chưa đến hạn: Doanh nghiệp chưa đến thời điểm thanh toán theo thỏa thuận hợp đồng văn bản vẫn được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào bình thường. Nếu đến hạn thanh toán thực tế mà doanh nghiệp lại chi trả bằng tiền mặt thì bắt buộc phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ vào kỳ tính thuế phát sinh việc chi tiền mặt đó.

Hotline: 0983 542 571