Quy định về điều kiện được khấu trừ thuế GTGT mới nhất năm 2026

Việc nắm vững các điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào giúp doanh nghiệp tối ưu hóa số thuế được khấu trừ, bảo đảm tính hợp pháp của hồ sơ kế toán và tránh các rủi ro bị loại thuế khi cơ quan quản lý thực hiện thanh kiểm tra. Bước sang năm 2026, toàn bộ quy trình kiểm soát điều kiện khấu trừ được áp dụng đồng bộ theo Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15, Nghị định số 181/2025/NĐ-CP, Nghị định số 144/2026/NĐ-CP và Thông tư số 69/2025/TT-BTC.

Dưới đây là cẩm nang tổng hợp chi tiết điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa nội địa, nhập khẩu và các trường hợp đặc thù, được biên tập dưới dạng văn bản dòng phân cấp để bạn dễ dàng lưu trữ và sử dụng trực tiếp trên Microsoft Word.

1. Cơ sở pháp lý áp dụng năm 2026

Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 (có hiệu lực từ ngày 01/07/2025).

Nghị định số 181/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế GTGT (có hiệu lực từ ngày 01/07/2025).

Thông tư số 69/2025/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định 181/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2025).

Nghị định số 144/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 181/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 20/06/2026).

2. Chi tiết các điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào thông thường

Để được kê khai và khấu trừ số thuế GTGT đầu vào, cơ sở kinh doanh áp dụng phương pháp khấu trừ bắt buộc phải đáp ứng đồng thời hai điều kiện cốt lõi về hình thức hóa đơn và phương thức thanh toán sau:

2.1. Điều kiện về hóa đơn, chứng từ nộp thuế hợp pháp

Doanh nghiệp phải có đầy đủ các chứng từ chứng minh nghĩa vụ thuế đã phát sinh ở khâu trước để làm căn cứ kê khai, bao gồm:

Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào nội địa: Phải có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào. Các loại hóa đơn bán hàng (áp dụng cho cơ sở nộp thuế theo phương pháp trực tiếp) hoàn toàn không có dòng thuế suất và tiền thuế riêng nên không được sử dụng để kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Đối với hàng hóa nhập khẩu: Phải có chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu (giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước) do cơ quan Hải quan xác nhận.

Đối với dịch vụ mua của nước ngoài (Thuế nhà thầu): Phải có chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo quy định của pháp luật quản lý thuế đối với các dịch vụ thương mại điện tử hoặc nền tảng số xuyên biên giới.

2.2. Điều kiện về phương thức thanh toán không dùng tiền mặt

Hạn mức kiểm soát dòng tiền mặt đã được thắt chặt kể từ khi luật mới đi vào hiệu lực, phân tách theo giá trị của từng lần mua hàng:

Đối với các hóa đơn có tổng trị giá thanh toán dưới 05 triệu đồng: Doanh nghiệp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Các hóa đơn này thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản qua ngân hàng đều được chấp nhận khấu trừ thuế GTGT đầy đủ.

Đối với các hóa đơn có tổng trị giá thanh toán từ 05 triệu đồng trở lên: Doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (giá đã bao gồm thuế GTGT) theo đúng quy định tại Nghị định số 52/2024/NĐ-CP (như ủy nhiệm chi, lệnh chi, séc, thẻ ngân hàng, ví điện tử doanh nghiệp).

Quy tắc mua nhiều lần trong cùng một ngày: Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một nhà cung cấp nhiều lần trong cùng một ngày, nếu tổng trị giá thanh toán của tất cả các lần mua cộng gộp lại từ 05 triệu đồng trở lên thì bắt buộc phải sử dụng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt cho toàn bộ các hóa đơn đó mới được chấp nhận khấu trừ thuế.

Ví dụ minh họa thực tế áp dụng tại Kế Toán Thuế Đà Nẵng: Trong cùng ngày 15/03/2026, Kế Toán Thuế Đà Nẵng phát sinh mua hàng của cùng một nhà cung cấp là Công ty Long Thành tổng cộng 3 lần với giá trị lần lượt là 2.000.000 đồng, 1.000.000 đồng và 3.000.000 đồng. Kế toán xác định tổng hạn mức dòng tiền bằng công thức: Tổng giá trị mua hàng trong ngày = 2.000.000 + 1.000.000 + 3.000.000 = 6.000.000 đồng. Do tổng số tiền vượt ngưỡng 5 triệu đồng, để được khấu trừ thuế GTGT của cả 3 hóa đơn này, công ty bắt buộc phải thực hiện thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng. Nếu chi bằng tiền mặt, toàn bộ số thuế đầu vào của cả ngày hôm đó sẽ bị cơ quan thuế loại bỏ.

Trường hợp loại trừ tiền mặt trực tiếp khống: Chứng từ bên mua mang tiền mặt ra ngân hàng để nộp trực tiếp vào tài khoản của bên bán hoàn toàn không được chấp nhận là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Các hình thức được coi như thanh toán không dùng tiền mặt: Các phương thức thanh toán đặc thù được ghi nhận rõ ràng bằng văn bản trong hợp đồng kinh tế vẫn được chấp nhận khấu trừ thuế bao gồm: thanh toán bù trừ giữa hàng hóa mua vào và bán ra; cấn trừ công nợ vay mượn tiền (phải có hợp đồng vay vốn bằng văn bản lập trước đó và chứng từ chuyển tiền giải ngân qua ngân hàng); ủy quyền thanh toán qua bên thứ ba là pháp nhân đang hoạt động; thanh toán tiền hàng bằng cổ phiếu hoặc trái phiếu; hoặc chuyển tiền vào tài khoản bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện quyết định cưỡng chế nợ của cơ quan có thẩm quyền.

Nguyên tắc đối với hàng trả chậm, trả góp: Doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng văn bản và hóa đơn GTGT để kê khai khấu trừ trước. Đến kỳ hạn thanh toán ghi trên hợp đồng hoặc phụ lục, nếu doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán bằng tiền mặt) thì phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ của phần giá trị đó vào đúng kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán.

Quy chế ủy quyền cho người lao động chi hộ: Doanh nghiệp được phép ủy quyền cho người lao động thanh toán không dùng tiền mặt (như quẹt thẻ cá nhân của nhân viên) đối với các khoản chi phục vụ sản xuất kinh doanh, với điều kiện quy trình này được quy định rõ trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ, có giấy ủy quyền chi, hóa đơn mang tên và MST của doanh nghiệp, sau đó doanh nghiệp thực hiện hoàn trả lại tiền cho người lao động bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng.

3. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đối với các trường hợp hàng hóa, dịch vụ đặc thù

Căn cứ theo Điều 28 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP, ngoài các điều kiện cơ bản nêu trên, cơ sở kinh doanh có hoạt động xuất khẩu hoặc cung cấp dịch vụ đặc thù ra nước ngoài bắt buộc phải bổ sung các hồ sơ, tài liệu minh chứng việc tiêu dùng ngoài lãnh thổ Việt Nam:

Xuất khẩu hàng hóa qua sàn thương mại điện tử quốc tế: Phải có hợp đồng ký với nhà quản lý sàn giao dịch thương mại điện tử nước ngoài (đảm bảo chức năng đặt hàng trực tuyến theo pháp luật giao dịch điện tử); hóa đơn bán hàng; tờ khai hải quan đã hoàn thành thủ tục thông quan khi xuất hàng đi; tài liệu chứng minh giao hàng thành công cho người mua ở nước ngoài và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (bao gồm cả chứng từ đối soát thu hộ tiền của sàn thương mại điện tử).

Xuất khẩu hàng hóa gửi tại kho ngoại quan ở nước ngoài: Phải có hợp đồng xuất khẩu hoặc hợp đồng ủy thác xuất khẩu; hóa đơn bán hàng; chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; tờ khai hải quan hoàn thành thủ tục gửi hàng ra nước ngoài và tài liệu chứng minh hàng hóa đã được xuất bán, bàn giao từ kho ngoại quan cho người mua nước ngoài.

Xuất khẩu hàng hóa tại hội chợ, triển lãm thương mại ở nước ngoài: Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp doanh nghiệp thu tiền mặt bằng ngoại tệ trực tiếp tại hội chợ nước ngoài mang về nước thì bắt buộc phải xuất trình được chứng từ kê khai nguồn tiền ngoại tệ với cơ quan Hải quan cửa khẩu khi nhập cảnh và chứng từ nộp tiền ngoại tệ này vào tài khoản ngân hàng mở tại Việt Nam.

Hàng hóa bán tại khu vực cách ly sân bay hoặc cửa hàng miễn thuế: Phải có tài liệu chứng minh vị trí bán hàng thuộc khu vực cách ly, cửa hàng miễn thuế hợp pháp và phải lập Bảng kê chi tiết hàng hóa đã bán cho khách xuất cảnh theo mẫu quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định.

Sản phẩm nội dung thông tin số cung cấp cho nước ngoài: Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và bộ tài liệu kỹ thuật chứng minh dịch vụ được tiêu dùng ngoài Việt Nam (như IP truy cập mạng, mã quốc gia của thẻ SIM điện thoại, địa chỉ thanh toán khai báo của khách hàng nước ngoài).

Hoạt động gia công chuyển tiếp xuất khẩu: Phải có hợp đồng gia công xuất khẩu ký với nước ngoài chỉ định rõ cơ sở nhận hàng tiếp theo tại Việt Nam; hóa đơn GTGT ghi rõ sản lượng và tiền công gia công; phiếu chuyển giao sản phẩm gia công chuyển tiếp có đầy đủ chữ ký xác nhận của bên giao và bên nhận; tờ khai hải quan chuyển tiếp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ phía đối tác nước ngoài.

Xây dựng, lắp đặt công trình ở nước ngoài hoặc trong khu phi thuế quan: Phải có hợp đồng xây dựng lắp đặt ký kết giữa các bên; có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu có xuất khẩu vật tư từ nội địa ra để thực hiện công trình ở nước ngoài thì danh mục vật tư phải trùng khớp với bảng danh mục do Giám đốc doanh nghiệp phê duyệt trước đó và có tờ khai hải quan xuất khẩu.

4. Quy định áp dụng cho thời kỳ lịch sử trước ngày 01/07/2025

Đối với các hóa đơn, chứng từ phát sinh trong giai đoạn lịch sử trước ngày 01/07/2025, điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào được thực hiện riêng biệt theo hướng dẫn tại Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC (đã được sửa đổi bởi Thông tư 26/2015/TT-BTC và Thông tư 173/2016/TT-BTC):

Hạn mức thanh toán bằng tiền mặt cũ: Ngưỡng kiểm soát bắt buộc phải sử dụng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng đối với các hóa đơn thời kỳ này là từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), cao hơn rất nhiều so với ngưỡng 5 triệu đồng của luật mới năm 2026. Hóa đơn dưới 20 triệu đồng thanh toán bằng tiền mặt vẫn được khấu trừ thuế bình thường.

Quy tắc gộp hóa đơn trong ngày: Mua hàng của cùng một nhà cung cấp nhiều lần trong ngày có tổng trị giá từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc phải chuyển khoản qua ngân hàng. Điểm lưu ý lịch sử là nếu nhà cung cấp có các cửa hàng phụ thuộc dùng chung MST nhưng có tiêu thức "Cửa hàng số..." và đóng dấu treo riêng thì mỗi cửa hàng được tính là một nhà cung cấp độc lập, không gộp doanh thu thanh toán với tổng công ty.

Định mức đối với xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi: TSCĐ là ô tô chở người từ 09 chỗ trở xuống (trừ xe dùng kinh doanh vận tải, du lịch, khách sạn hoặc xe mẫu lái thử) có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng (giá chưa thuế) thì số thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng sẽ không được khấu trừ. Phần thuế bị loại này doanh nghiệp được cộng vào nguyên giá tài sản để trích khấu hao chi phí TNDN.

Điều kiện đối với hóa đơn dịch vụ ăn uống: Giai đoạn lịch sử hướng dẫn rõ đối với hóa đơn giấy đầu vào nội dung "dịch vụ ăn uống" bắt buộc phải kèm theo bảng kê chi tiết món ăn theo Thông tư 39/2014/TT-BTC. Nếu là hóa đơn điện tử thì phải thể hiện đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra trên phần mềm, đảm bảo dữ liệu có thể truy cập hoàn chỉnh theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, không được viết gộp chung chung nếu không có bảng kê điện tử đi kèm.